機能している組織では、会議を効果的に活用出来ています。しかし、会議を効果的に行うことが出来ていない会社は多いです。どこに問題があるのでしょうか？

元々の目的と運営にズレが多い

会社で行われている会議には多くの種類があります。会社によって名称は違います。

ところで、会議という名前が付けられているものは、本当に会議でしょうか？

会議とは、本来、会して議論することです。ところが、多くの人を集め、会してはいるのですが、議論していない会議が多いです。これは名称だけのことですので、大きな問題ではありません。参加している人も、議論する場ではないことを理解しているからです。

ところが、本当に議論する目的の会議でも、実際には議論になっていない会議も多いです。よくあるのが、あるテーマについて意見を募る会議です。

意見を募る会議ですので、参加者からの意見を求めます。しかし意見を取り入れるどころか、検討もしない会議です。元々主催者の考えで、結論は決まっているのです。決まっている結論に近い意見は取り入れ、異なる意見は無視されたり反論されたりして潰されます。結論が決まっているのなら、意見を募る目的で人を集める必要はありません。

これは一例ですが、会議の目的と、実際に運営がズレている会議は少なくありません。

目的が達成出来ない

会議には、目的があります。その目的が果たされない会議も多く見られます。

• 議論が進まない
• 議論が脱線する
• 誰かの独壇場になる
• 結論が出ない

このような会議です。

目的を達成するには、きちんと進行することと、必要な人が参加していることが必要です。これらが満たされていなければ、結論は先送りされ、期限が迫っていれば、再度会議を開くことになるか、誰かに一任することになります。いずれにしても、その会議に集まった時間は無駄になります。

無駄な時間が多い

会議を効果的に活用出来ていない代表的な理由の一つに、無駄な時間が多いことがあります。参加者は会議に参加する時間を空けるために前後の段取りを組み、業務を詰め込んでいます。当然参加者には負担がかかることです。会議には複数の人が参加しますので、全員が会議のために時間を確保するのは、会社全体で考えれば大きな負担になります。

ところが、多くの会議では、会議の場でなくても出来ることに時間を費やしています。

• 資料の読み合わせ
• 考える時間
• 参加者待ち時間

などです。

資料を読む時間も、考える時間も必要です。しかし、それは会議中にする必要はありません。いずれも参加者が、事前に出来ることです。

また、時間に遅れて来る参加者がいて、到着を待つ間、議論を進めることが出来ません。参加者全員が時間通りに集まれば、すぐに会議を始めることが出来ます。

会議のために予定を空けるための参加者の負担は小さくありません。会社全体で考えると、一時に複数の人の予定を空ける負担は大きいものです。それだけに、会議での時間の無駄は出来るだけなくさなくてはなりません。集まるからこそ出来ること、集まらないと出来ないことに集中することが重要です。

そもそも人を集める必要がない

会社で行われている会議の多くは、定例化しているものが多くあります。

その会議はそもそも必要ですか？

必要があって始めた会議であっても、時代や環境の変化により不要になったものもあるかもしれません。長く継続されているものはなかなか見直されないものです。そして形骸化します。

人を一時に集めるのは、参加者にとっても負担の大きいことです。もちろん、目的も必要もなくても、人が集まること自体にも価値があります。しかし、それが定例化したり、もっともらしい名目をつけて行う必要はありません。人を集める必要がないのに行われる会議は、ただ参加者の負担を増やすだけになります。

会議の有効活用は重要

会社では多くの会議が行われています。会議に参加することの参加者への負担は大きいです。それでも人が会し議論することに価値はあります。その価値があることのために会議を開催することは必要です。

しかし会議への参加は、参加者の負担が大きいものです。問題のある会議への参加の負担は、参加者の意欲も削ぎます。本当に必要な会議を効率的に行わなくてはなりません。

組織を機能させるために会議の効率化は重要です。そして、多くの会社で、会議をより効果的に活用する余地はあります。