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ありがとうございます。
「ワーク・ブレイクダウン」実践家、
「こんな会社にしたい」を応援する
オフィス・ビブラビの長尾です。
「会議」と聞いて、
どんなことをイメージしますか？
あまり良いイメージを
持っていない人が多いようです。
なぜでしょうか？
それは、「参加者」にとって
「意味のある」時間
になっていないからです。
「会議」には、
どれくらいのコストが
かかっているのでしょうか？
プロジェクトなどで使われる
計算方法で考えると、
参加人数
参加者の時給
会議時間
の掛け算です。
５人の参加者で、
時給２千円（月給３０万円くらい）
２時間の
会議だと、
２万円のコストがかかっています。
「参加者」にとってみると、
「会議」に参加するには、
時間を調整する必要があります。
営業であれば、
アポイントを入れられません。
事務、企画、生産などの人は、
作業を止めなくてはなりません。
そうなのです。
参加者が「無駄」
と感じている「会議」は、
通常の業務を行う時間を奪う
「時間泥棒」なのです。
一方、「会議」を主催する側、
企画、運営する人は、
「意味がある」と思っています。
この両者のギャップが
「問題」です。
「報告」を聞くだけの会議であれば、
メールか文書で代用出来ないか？
資料を配分した後、
「会議」では、
「意見交換」や「情報交換」の場に
すると良いのではないでしょうか？
「説明」をするのなら、
事前に文書で回して、
疑問点がある場合のみ「会議」を
開いてはどうでしょうか？
次の三つは、開催自体は
必要ですが、
運営方法に工夫が必要です。
プロジェクトの「進捗状況」を
確認する場は、
責任者探しや
責任の押し付け合いに
終始してしまうことが多いようです。
営業の「進捗状況」を確認する場は、
主催者の独壇場になりがちです。
順番に吊るし上げられるのを、
他の参加者は、聞いているだけ。
参加者は、気分良くありません。
個別にすれば良いことを
管理職の「効率」のために、
全員を集めて行っている
としか思われていないのが現実です。
文字通り「議論」し
何かを「決定」する「会議」では、
実は「結論」が決まっていて、
「合意」というよりも「説得」の
場になっていることが多いのです。
どうせ意見を聞くつもりがないなら、
「結論」だけ伝えてくれたら良いと
思われても仕方がありません。
また、あやふやな議論で、
決定事項が具体的でなく
誰が
何を
いつまでに
行うかが、はっきりしない
ことも多く見受けられます。
散々「会議」の批判をしました。
実際、必要な「会議」はあります。
「主催者」の「目的」が果たせて、
「参加者」が「意味がある」と
感じるのが、生産的な「会議」です。
「会議」を生産的なものにするために、
必要な改善点のアイデアは
たくさんあります。
ただし、
どのように改善するかを考える前に、
明確にしなくてはならないことが
二つあります。
それは、
１．会議の目的
２．会議の成果
です。
当たり前のことですよね？
「目的」は
「主催者」が決めるものです。
しかし、
「成果」は、
「参加者」が「会議」に出席した後に
「持ち帰ったモノ」です。
そこにヒントがあります。
「成果」は、
意味のある情報が得られた
情報などの共有が出来た
アイデアが生まれた
具体的な決定がなされた
などです。
今、行っている「会議」は、
人を集めて行うだけの
「価値」がありますか？
一度、見直してみては
いかがでしょうか？
最後までお読みいただき、
ありがとうございました。
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「見える化」によって、
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経営者の「こんな会社にしたい」の実現を支援することを目指して、
２０１１年にオフィス・ビブラビを設立しました。
VIVE LA VIE（ビブラビ）はフランス語で「人生万歳」という意味です。
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