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【仕事の記録の質を決めるもの】

神戸を中心に自ら現場と直接関わりながら、現場力強化を支援しているオフィス・ビブラビの長尾です。
仕事の基本として記録することがあります。
記録は一般的に思われている以上に奥が深いものです。


以前から仕事で記録に残すことは基本動作として扱われてきました。
それは、新入社員の頃から身に付けるように指導されることが多いです。
まず、上司や先輩から仕事を教えてもらう時に、メモを取るように言われることから始まることが多いです。
実際の業務においても、営業であれば商談内容、営業以外でも社内外との打ち合わせ内容など、記録に残すことは重要です。
仕事は個人でしているのではありません。
特に社外の人にとっては、個人ではなく所属している会社の代表として相対しています。
伝えた相手は会社であり、説明を受けたのは会社からなのです。
ですので、その全てやりとりを会社のものとして共有する必要があります。
それが記録に残す理由の1つです。
もちろん記録することは、後々、言った言わないのトラブルを避けるのにも役立ちます。
それだけでなく、自分自身がすることを忘れないためにも大切です。
これらの記録する作業は2段階に分かれます。
最初は、その場で取るメモです。
2つ目は、後でまとめたものです。
最終的に残す記録は、2つ目の後でまとめたものです。
打ち合わせの後や、一日の終わりなどに行います。
この作業をする時に、最初の段階である、その場で取るメモの質が分かります。
最初に取ったメモの内容が不十分であれば、記録をまとめられません。
メモの内容が不十分になるには2つのケースがあります。
1つ目は、打ち合わせで話されたのに、必要なことが書き留められていないケースです。
2つ目は、聞きモレ、確認モレ、尋ねモレなどのモレです。
特に2つ目は、重要です。
メモを取りながら、論理的なつながりや、引き出すべき情報、メモに残すべき内容について考えなければならないのです。
高度に知的な作業です。
そして、モレがあれば、改めて尋ねなくてはなりません。
そのようなことがしばしば起こると、相手の信頼感を失い、評価を下げてしまう可能性もあります。
働き方改革で、多様な働き方を実現するには、1つの業務に複数の社員が関わらなくてはなりません。
当然、情報が共有されなくてはなりませんし、そのためには記録を残すことが必要になります。
記録をきちんと残すには、まずメモがきちんと取れていなければなりません。
このレベルが高いのも、現場力の強い会社の特長の1つです。
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執筆者、長尾洋介のプロフィール

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