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【複数の社員で1つの業務を担当するために必要な情報共有】

神戸を中心に自ら現場と直接関わりながら、現場力強化を支援しているオフィス・ビブラビの長尾です。
働き方改革への対応で必要と言われているのが、複数の社員で1つの業務を行う仕組みです。
仕組みにはさまざまな要素がありますが、その中で重要なのが情報の共有です。
業務に関する情報の共有は、管理職が部署の業務を管理する上でも有効です。
では、どのようにすれば良いのでしょうか?


多くの業務は作業などに細分化され、それぞれに担当者を割り振っている現場が多いです。
そして、それぞれの担当者が作業を終えると、次の行程の担当者に引き継がれていきます。
担当者に聞けば、経緯や進捗状況を知ることが出来ますが、担当者が休みの時や、席を外した時に問い合わせなどがあれば、他の人が対応する必要が出て来ます。
そのために、多くの職場では、必要なレベルの記録を残し、閲覧出来るようにしていると思います。
しかし、問い合わせに対応するのと、他の人が引き続き作業を進めるのとでは、必要な情報の種類も量も違います。
そこでまず必要なのは、何が必要な情報なのかを選択することです。
まず浮かぶのは、進捗状況です。
ただ進捗状況を記録するだけでなく、一人で担当する場合よりも、作業を細分化する必要があるかもしれません。
そして、多くの業務は他の部署や社外とも関係があるので、途中で新たな要望などの変更点も出て来るものです。
何が必要な情報なのかは、担当している業務や部署の特性などによって違いますが、必要な情報は漏れなく確実に次に作業する人に伝えられなくてはなりません。
必要な情報の種類を選択したら、次にその記録方法と、共有方法を決めなくてはなりません。
決めたら運用ですが、日々現場の社員は、前に作業していた人が残した情報を確認してから作業を開始し、決められた方法で記録し、決められた所に保管する必要があります。
途中の段階で他の人に引き継ぎながら作業を行うのは繁雑です。
しかし、いくら繁雑であっても、必要な情報がきちんと引き継がれていけるのが、これからの強い現場に必要な特徴の1つだあると考えています。
そして、この情報を共有する仕組みは、管理職が部署の業務を適切に管理するためににも利用出来ます。
担当者に任せ切りにせず、適切に管理するのは、重要な管理職の現場力の1つです。
この機会に、業務に関する情報管理方法を見直してみてはいかがでしょうか?
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執筆者、長尾洋介のプロフィール

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