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【会議の生産性が低い理由】

神戸を中心に自ら現場と直接関わりながら、現場力強化を支援しているオフィス・ビブラビの長尾です。
会議は社員を集めて行うので、生産性は高い方が良くて当然です。
しかし、無駄に会議の時間が長いと感じている社員が多いのも現実です。
参加者は他の業務を止め、時間を割いて参加しています。
そんな貴重な時間を使っている会議の生産性が低いのは何が理由なのでしょうか?
よく見られる理由は主に二つあります。


一つ目は、全員が集まってする必要のないものに時間をかけることです。
例えば、情報の伝達、議論に必要な情報の説明などです。
これらのことは、事前に資料を配り、会議までに読んでくることにしておけば、会議の場では確認だけで済み、より多くの時間を議論に使うことが出来ます。
二つ目は、会議の目標を明確にしていないことです。
これは、会議の議題を見ると分かります。
例えば、「Aプロジェクト案について」などとなっているケースを多く見かけますが、取り扱うテーマについては明確ですが、この会議で何をするのかが明確ではありません。
会議が終わった時に、どこまで検討が進んでいなくてはならないのか、何が決まっていなくてはならないのかなどの目標が不明確なのです。
しかも、終了時間を区切っていなければ、だらだらと話し合いが続くことになります。
ワーク・ブレイクダウン・プログラムでは、会議の事前準備を重視しています。
具体的には、
・扱うテーマと目標を事前に通知する
・必要な情報は事前に配布する
・時間内に目標を達成し、成果物が出来上がるように進め方を検討する
などです。
時間は貴重な資源です。
その資源を有効に活用するためには、会議を招集し、運営する側に工夫が必要なのです。
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執筆者、長尾洋介のプロフィール

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