オフィス・ビブラビの長尾です。ブログをご訪問いただき、ありがとうございます。

さまざまな場面で使われる業務やタスクのリスト。大切なのはタスクの塊の大きさです。

業務をもれなく効率的に行うためにタスクをリストにしている会社は多いでしょう。また、新入社員や新しく担当することになった人に業務を教える時にもタスクに分解して教えることが多いようです。これらの例以外にも業務をタスク単位で考え、活用することが多いものです。

しかし、このタスクを効果的に使うには課題があります。

業務はいくつものタスクで構成されています。タスクは作業です。しかし、作業も実はいくつもの作業で構成されています。分けようと思えば際限なく細かい作業に分けることができます。

同じ業務のためであっても、慣れた業務であればタスクのリストは短いでしょう。そして、初めて作業する人には慣れた人よりも長いリストが必要でしょう。新卒の新入社員ならば、仕事をしていれば当然知っていることでも知らないことがほとんどです。業務を教えるためのタスクの数はかなり多くなるはずです。

つまり、使う場面によっても、使う人によっても適切なタスクの大きさが違うのです。

そして、タスクの塊の大きさが大きい場合、もう一つ問題があります。熟練した人のタスクのリストは短いどころか、リストもないことがあります。つまり、その人しかやり方が分からない状態になっているのです。よく言われるタコツボ化です。

タコツボ化には、その人しかその業務が行えない、他の人は手伝えない、手を出せないという問題の他にも問題があります。もっと効率の良い方法があったとしても、やり慣れているやり方が続けられます。そのため、業務の効率化ができないという問題も起こりやすいのです。しかも、それが表面化しにくいのです。

タスク単位で業務を考え、リストにすることは良い面が多いです。しかし、タスクの塊の大きさにも注意を向けることが大切です。

• 目的や人によって適切な塊の大きさのタスクにする
• 大きな塊のタスクは時には細分化して定期的に見直す

この二つが大切です。

特にタコツボ化した業務のタスクを細分化するには担当者が抵抗することが多いようです。私が提供しているワーク・ブレイクダウン・プログラムでもタスクの細分化を行う場面で抵抗を受けることが多いです。社内で行う場合は、経営者自らが関わらないといけないかもしれません。

業務を効率化する上でタスクをうまく使うことは重要です。そして、それを推進する上で、経営者の役割は大きいです。本当に経営者は大変です。だからこそ私は、頑張っている経営者にエールを送り続けたいと思っています。そして支援したいと思っています。

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