オフィス・ビブラビの長尾です。ブログをご訪問いただき、ありがとうございます。

時代の変化と共に業務の仕組みを変える必要があります。そのために必要なことは、業務と人とを切り離すことです。

多くの会社では、従業員に業務を振り分け、担当させています。従業員は担当を持つことで、一種の誇りを持ちます。担当を持つことで責任感が生まれます。そして従業員は、任された担当業務について経験を積み、能力を上げていきます。

この方式で、従業員の実務能力は上がっていくのですが、問題点もあります。それは、業務が属人化することです。どのような手順で、どのような工夫をしているのかは本人しか分かりません。期限内に求められる成果を結果として出していても、業務の進捗は本人しか分かりません。

環境が変わっている中、会社に求められている変化があります。その変化に対応する上で障害となっているのが、業務の属人化です。

会社が対応しなくてはならない大きな環境の変化は人材の流動と働き方改革の二つです。この二つの変化に対応しながら、会社全体の生産性を維持するだけでなく上げなくてはなりません。

人材の流動化は、平たく言えば、辞める従業員が増え、中途採用の従業員も増えることです。業務に慣れ、安心して任せることが出来る従業員が辞めても生産性を落としてはいけないのです。そして、そのためには、新たに雇った従業員には出来るだけ早く業務をこなしてもらわなくてはなりません。

また、働き方改革では、従業員が時短勤務や、育児休暇などを比較的自由に取れるようにしなくてはなりません。もちろん、リモートワークも可能にする必要があります。従業員の誰かが休んでも業務が円滑に遂行されなくてはなりません。

これら、人材の流動化と働き方改革への対応でネックになるのが、属人化した業務です。属人化している状態では、進捗状況も分からず、他の人が代わって引き継ぐことも出来ないからです。

そこで最初にしなくてはならないのが業務のブレイクダウンです。適切にブレイクダウンすることで進捗状況を把握するベースを作ることが出来ます。そして、ブレイクダウンすることでブレイクダウンしたタスクを行なうために必要な知識やスキルなども明確になります。つまり、他の従業員が引き継いだり、助けに入ることが可能になるために必要なことが分かるのです。

今の時代、会社全体のことを考えると、特定の業務を従業員に属人的に任せてはいけません。しかし、担当業務を持つことは従業員にとって価値があることです。ただ従業員が担当している業務の詳細を他の人が分かるように開示させたり、複数担当とすれば、本人は不満を感じるでしょう。そこで、ただ仕組みを変えるだけでなく、人事的な評価の仕組みも変える必要もあるでしょう。

業務の属人化からの脱却は、煩雑な上に、従業員からの抵抗も大きい改革です。それでも、今後の会社のことを考えると、手を付けなくてはならないテーマです。しかも、猶予は長く残されていません。

このようなテーマだからこそ、これを推進できるのは経営者しかいません。だからこそ私は、頑張っている経営者にエールを送り続けたいと思っています。そして支援したいと思っています。

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現場力視点の新無料レポート公開2023.05.17