オフィス・ビブラビの長尾です。ブログにご訪問いただき、ありがとうございます。

会議が行われていない会社はありません。ところで、会議の参加者は、どのように決めていますか？

会議にはさまざまなタイプがあります。テーマによって参加者も違います。全社が集まる会議もあれば、部署ごとの会議やテーマに関係のある部署だけ集まる会議もあるでしょう。参加者も、役員だけ、役職者だけ、特定の管理職層だけ、関係者全員など、さまざまです。

ところで、今の会議の参加者は適切に選ばれているでしょうか？

日本の社会ではコンセンサス、合意を大切にします。これは会社のような組織でも同じです。そのためには、関係者全員が意思決定に参加する方が良いです。そして、決まったことを伝えるのも、関係者を実際に集め、直接伝える方が伝わりやすいです。そのため、会議に参加する方が良いと思われる範囲は広がり、それに伴い参加者の数は自然と多くなっていきます。

ところが、参加人数が多いと、人の数だけ意見があります。合意形成は人数が多ければ多いほど難しくなります。現実には時間の制約もあります。参加者全員の意見を聞く時間はないでしょう。結局、一部の参加者の意見しか聞くことが出来ないでしょう。

会議に参加するためには、業務を止め、時間を空けなくてはなりません。意見を言う機会を与えられなかった参加者は、何のために参加しているのでしょうか？

会議に必要以上に多くの参加者を集める意味は、厳しい言い方をすれば、会議を開催する側の安心感しかありません。会議に参加している人は、意見を言う機会も与えられ、意思決定に関わったと見なされます。つまり、その会議で決まったことに合意したと見なすことが出来るのです。実際には、意見を言う時間もなく、機会も与えられず、意思決定に反映されなかったとしても、です。

こうして参加者は意思決定に参加し、合意したという既成事実が作り上げられます。これは会議を開催する側のエゴです。全員の合意を得たと本当に考えているとすれば、自己満足です。意見を言う機会もなく、不本意な意思決定に合意したことにされている参加者は、合意していません。当然、不満を感じるでしょう。

会議は自然と肥大化していくものです。しかし、必要以上に参加者の多い会議は機能しません。特に、継続的に開催されている会議には注意が必要です。定期的に参加者を見直すことが必要です。

一方、会議に参加出来るかどうかは、従業員にとって、会社からどのように評価されているかに関わる問題です。検討や意思決定など、意見を求められる会議に呼ばれるかどうかには敏感な従業員もいます。呼ばれなければ不満を感じるでしょう。

会議で重要なのは、目的によって適切に参加者を選ぶことです。そして、どこまで絞り込めるかが重要です。一部の従業員が不満を感じても、参加者は適切に選ばなくてはなりません。

不満の矛先は会議を開催する側、特に意思決定に関わる会議の場合は経営者に向けられるでしょう。それでも、会議を機能させるためには、きちんと説明することは大切ですが、不満を持つ従業員がいることはやむを得ないことと受け入れなくてはなりません。

本当に経営者は大変です。だからこそ私は、頑張っている経営者にエールを送り続けたいと思っています。そして支援したいと思っています。

応援しています！

長尾洋介

経営者の「こんな会社にしたい」の実現を支援することを目指して、
２０１１年にオフィス・ビブラビを設立しました。
VIVE LA VIE（ビブラビ）はフランス語で「人生万歳」という意味です。
ビジネスの支援を通して、そこに関わる人たちの人生が充実したものになる一助となりたい。
そんな思いでサービスを提供しています。
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