オフィス・ビブラビの長尾です。ブログにご訪問いただき、ありがとうございます。

多くの会社にブラックボックスがあります。今、多くの会社が取り組もうとしていることのためにはブラックボックスを開ける必要があります。

時代の要請に新型コロナウイルスの影響も加わって、多くの会社が取り組んでいることがあります。リモートワーク、DX含むデジタル化、働き方改革などです。これらに取り組むために共通して必要なことがあります。それは、業務や作業を見える化することです。

多くの業務には担当者がいます。担当者の多くは、一定範囲の業務を一人で遂行しています。担当者が自らやりやすいように独自のやり方を持っています。そして、作業の進め方や段取り、言い換えると業務フローも、作業する中で考えたことも担当の頭の中だけにあります。今日どこで作業の区切りをつけて、どこから後日するのかを決めるのも担当者ですし、今どこまで作業が進んでいるかが分かっているのも担当者だけです。

この状態では、他の人には分からないことが多いです。締め切りに間に合うように進んでいるかどうかは確認するかもしれませんが、実際の作業プロセスの、どこまで進んでいるかは分かりません。そもそも、大枠では分かっていても、実際の作業プロセス自体を知らないことも多いでしょう。そして、作業する中で考えたことは、知る由もないでしょう。つまり、その作業はブラックボックスの中にあるのです。

多くの場合、作業がブラックボックス化するのに、担当者に悪意はありません。自分にとってやりやすい方法を工夫して編み出しただけです。進捗管理も、考えたことも、いちいち書き出すよりも、頭の中だけでする方が楽だし早いだけです。もちろん、自分の有用感を演出するために、わざと隠している人もいますが稀です。

リモートワークでは作業をパソコンで行うなど、業務をデジタル化する必要があります。DXを進めるには今の業務プロセスを見える化することから始めなくてはなりません。働き方改革を行うには、一つの業務を複数の社員が引き継ぎながら担当出来るようにしなければなりません。そのためには業務フローも進捗状況も、作業を進める上で考えていることも、他の人が分かるようになっていなくてはなりません。いずれにしてもブラックボックス化している業務を見える化しなくてはならないのです。

ブラックボックスの中にあるものの多くは、担当者の頭の中だけにあります。他の人が分かるように、論理的に整理されていないことも多いです。そのため、見える化するのは簡単ではありません。それでも、必要なことに対応するには、ブラックボックスを開け、見える化しなくてはなりません。

実際に見える化するのは簡単ではありません。誰が見ても分かるようにするには、まず具体例には業務や作業、情報をブレイクダウンすることが必要です。どこまでブレイクダウンするのかなど、迷うことも多いでしょう。業務を見える化するのは、かなり手間のかかる作業になります。

しかし、きちんと見える化しなければ、働き方改革も、DXも、リモートワークでの業務管理も労務管理も機能させることは出来ません。この面倒なことをきちんとさせるためには、経営者自身が積極的に関わって推進しなくてはなりません。

本当に経営者は大変です。だからこそ私は、頑張っている経営者にエールを送り続けたいと思っています。そして支援したいと思っています。応援しています！

長尾洋介

経営者の「こんな会社にしたい」の実現を支援することを目指して、
２０１１年にオフィス・ビブラビを設立しました。
VIVE LA VIE（ビブラビ）はフランス語で「人生万歳」という意味です。
ビジネスの支援を通して、そこに関わる人たちの人生が充実したものになる一助となりたい。
そんな思いでサービスを提供しています。
長尾洋介プロフィール
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