スケジュール管理はビジネスパーソンにとって重要です。そこで役に立つのが時間管理のマトリクスです。

スケジュール管理の限界

多くの人が生産性を高めることに関心を持っています。生産性を高めるには時間効率を上げることが大切です。限られた時間の中で、生産性を高めるために、スケジュール管理に真剣に取り組み、工夫を凝らしている人も多いです。

スケジュール管理で誰でも行っているのが、時間の決まっている予定管理です。アポイントや会議などは、忘れるわけにはいきません。決められた時間を確保するのは基本中の基本です。

時間の決まっている予定以外の時間で行っているのがタスクです。タスクのリストを作っている人も多くいます。日ごとにすべきタスクをリストアップしている人もいます。そしてタスクに優先順位を付けている人もいます。さらにタスクを実行する時間を予定としてスケジュールに組み込む人もいます。

しかし、多くの人が思うようにタスクをこなすことが出来ません。来客、電話に加えて、相談を持ち掛けられたり、トラブルも発生します。このように日々、急に対応しなくてはならないことが起こるからです。そしてスケジュールは乱され、計画していたタスクをこなす時間がなくなります。

では、どうすれば重要なタスクを遅延なく実行出来るのでしょうか？

それを考える上で役に立つのが時間管理のマトリクスです。

何に時間を使うかから考える

時間管理のマトリクスは、していること自体に注目します。何かをするということは、時間を使うことです。時間の使い方を考える以前に、何をするかを考えます。そのために重要度と緊急度を軸にした四分割のマトリクスを使います。

マトリクスは四つの領域に分かれます。

1. 重要かつ緊急：第一領域「必須」
2. 重要かつ緊急ではない：第二領域「生産性とバランス」
3. 重要でないが緊急：第三領域「錯覚」
4. 重要でなく緊急でもない：第四領域「無駄」

まず、行動を緊急性と重要性に分類し、自分の行動がどの分類に属し、どの部分の行動が多いのかを書き出します。そして自分の行動、言い換えれば結果として何に時間を使っているのかを分析します。分析してみると、意外と重要でないことに費やしている時間が多いものです。例えば、急な来客や電話対応などの多くは、重要でないが緊急な第三領域にあたります。重要でなく緊急でもない第四領域に使っている時間の多さに愕然とするかもしれません。

生産性を高めるには、重要なことに時間を出来るだけ多く使うことが良いことは当然です。そのためには、スケジュール管理と同じくらい、あるいはそれ以上に、何に時間を使うかを考えることは重要です。

重要なことを実行する

どんなにスケジュール管理に取り組んでも、スケジュールは狂います。それは日々起こる出来事はコントロール出来ないからです。

重要でないが緊急な第三領域のことが起こることは避けられません。手際よく対応して、多くの時間を費やさないようにすることが大切です。

重要でなく緊急でもない第四領域のことも無くなりません。しかも、放置しておくと、誰かから督促されて重要でないが緊急な第三領域のことに変わり、すぐに対応しなくてはならなくなることも少なくありません。重要ではないことなので、出来るだけ前広に効率的に片付けることが大切です。

重要かつ緊急なことは誰でも最優先で実行しているはずです。問題は、重要かつ緊急ではない第二領域です。生産性を高めるには、重要だが緊急ではない、第二領域の行動がキーとなります。

重要なこと、特に重要だが緊急ではない第二領域の行動を確実に実行することが、ビジネスパーソンの生産性を高めるためには必須です。日々、出来事はコントロール出来ないことを前提として、重要なことを実行することが、生産性を高める上で最も必要なことです。そのためには、スケジュール管理とタスク管理の両方が重要です。そして、タスク管理はタスクに優先順位を付け、日々の時間管理の中で時間管理のマトリクスを意識しながら、今何をすべきかを判断することが大切なのです。