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正しく伝えるためのヒント

会議室でメンバーに説明する女性

人に何かを伝える時、伝えたいことを正しく伝えるのは簡単ではありません。正しく伝わるためには工夫が必要です。

伝えたことの方が印象は順番によって差がある

何かをリストのように複数の情報を伝えられた時、残る記憶や印象の強さには差があります。強く記憶と印象に残るのは、一番最初と最後の二つです。この二つの中でも最後の方が印象に残りやすいと言われています。そこで、きちんと覚えて欲しいことや、強い印象に残したいことは最初と最後、特に最後に伝えることが効果的です。

また、プレゼンテーションなどではメリットとデメリットの両方を伝えることがあると思います。印象の強さの応用で、その場合は、デメリットを先に伝え、メリットは後に伝える方が良いです。これは後良し効果と呼ばれる手法です。

脳は否定を理解しにくい

正しく伝える上で、人の脳の働き方も参考にする方が良いです。参考にすると良いものにNLPがあります。NLPとは、Neuro Linguistic Programing(神経言語プログラミング)の略称で、別名「脳と心の取扱説明書」とも呼ばれています。

この研究によると、人の脳は基本的に否定語を理解しにくいそうです。例えば「美しくない」は「美しい」に否定語「ない」を付けた表現です。「美しくない」という表現を使うと「美しい」が強く脳に届くので、直接的に「汚い」「醜い」という表現を使うよりも汚いことの伝わり方が弱いようです。

また、NLPでしばしば使われるものに、「ピンクの象さんのことを考えないで下さい」という例があります。この言葉を聞くと、頭にはピンク色の象が浮かびます。考えないように言われても、頭には印象が残ってしまうのです。

このような脳の働きも、正しく伝えるために工夫する上で考慮に入れると良いです。

誤解が起こりやすい言葉の使い方に注意する

また、ニュアンスに幅のある言葉の使い方には注意が必要です。例えば「きれい」「きちんと」「早く」などは、人によって解釈が違います。否定されることもありませんが、使っている人と同じ解釈、ニュアンスで受け取ってくれているかどうか分かりません。正しく伝えたい時は、例などの具体的な表現も加える方が良いです。

さらに言葉の意味が複数ある言葉を使う時にも注意が必要です。例えば「分かる」という言葉があります。人に何かお願いをした時、相手が「分かった」と答えたとします。その意味は、お願いを聞き入れてくれたという意味でしょうか?「分かった」は、希望は「理解した」、なぜ頼んできたかは「納得した」という意味かもしれません。このケース以外でも「同意した」「合意した」などの意味で使われることもあります。それぞれが都合よく解釈すると、誤解が生まれます。複数の意味で使われることのある言葉や表現は、誤解されないものに言い換える方が良いでしょう。

このようにニュアンスの幅があったり、複数の意味で使われることのある言葉や表現は、使う時に注意が必要です。

時期とタイミングに注意する

同じことを、同じ言い方で正しく伝わったり、伝わらなかったりするものです。それはタイミングが影響していることも少なくありません。

伝える相手の状況、例えば忙しいなど余裕がないタイミングでは、無理やり伝えても正しく伝わりにくいかもしれません。とは言え、重要なことや、急ぎのことを伝える時、少し時期がずれて、既に耳に入っていたら、重要さや緊急さは伝わらないでしょう。すぐに伝えなかったことに不満を感じ、情報をそのまま受け取ろうとしないかもしれません。

正しく伝えるには、時期とタイミングに注意し、伝える時期やタイミングによっては表現方法にも工夫する方が良いです。

伝えたいなら正しく伝える工夫は怠らない

他でも書きましたが、正しく伝わらなかった場合、相手のせいにしてはいけません。伝えたいことがあるのは、伝える側です。そして、正しく伝わらなくて困るのも伝える側です。ですので、正しく伝わるように工夫をしなくてはならないのは伝える側なのは当然です。

どれだけ綿密に準備し、注意を払い、工夫しても正しく伝わるとは限りません。何が伝わっているか確認し、訂正したり修正する必要があります。それでも正しく伝える工夫を怠ってはいけません。正しく伝える力は、コミュニケーション・スキルの中でも重要なものの一つなのですから。

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