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【「アジェンダ」は重要】

ブログを訪問していただき、
ありがとうございます。
「ワーク・ブレイクダウン」実践家、
「こんな会社にしたい」を応援する
オフィス・ビブラビの長尾です。
会議やミーティングを効果的に
行うために必要な物の一つに
「アジェンダ」があります。
会社や組織によって、
名称は違うかもしれませんが、
ミーティングの概要について
まとめた文書です。
この「アジェンダ」は、
形だけの物になっているケースが
頻繁にあります。
「アジェンダ」は、
使い方によって、
ミーティングの成果を
大きく上げることが出来ます。
「ワーク・ブレイクダウン」の
ミーティングでも
「アジェンダ」果たす重要な
位置づけに置いています。


一般的に「アジェンダ」に
共通して書かれている内容は、
開催日時、場所
参加者
議題
です。
効果的なミーティングを
行うために足りないのは、
何でしょうか?
一番大切なのは、
「ゴール」です。
このミーティングが終わった時、
何を共有するのか?
何に対して結論を出すのか?
を明確にすることです。
「ゴール」を明確にすると、
「議題」の内容が変わります。
ただ単に、
「○○について」
だけではなく、
「○○の現状を共有する」
「○○の対策を決定する」
などになります。
そして、
ただの読み合わせで、
参加者全員の時間を取るのは、
効率的ではありません。
ミーティングまでに
読んで来る資料や情報、
考えて来ること、
集めて来る情報、
などを伝えることも
必要になります。
当然、「アジェンダ」を
参加者に配るタイミングは、
準備する時間を
考慮して決めなくてはなりません。
そして主催者は、
資料も含めて、
必要な情報の入った
「アジェンダ」を準備するには、
しっかりと時間をかけることが
必要になります。
さらに、
効率的に議論するために、
終了時間を明示し、
基本的なタイムスケジュールも
提示することも大切です。
ミーティングは、
貴重な時間を割いて、
集まるものです。
その割いた時間を
効果的に使うために必要なことは、
「アジェンダ」などの
主催する側の準備
「アジェンダ」に書かれた準備を
事前に済ませておく
参加者の姿勢
です。
ミーティングの現場だけで、
何とかしようとしても、
難しいものです。
これも、
先の面倒を避けるために、
今、面倒なことをする
の一つです。
最後までお読みいただき、
ありがとうございました。
「ワーク・ブレイクダウン」は、
「見える化」によって、
現場の実践力を高める手法です。
あなたの会社、
あなた自身、
もっと良くなります。
応援しています!

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