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【仕事内容の説明が理解されない?】

神戸を中心に自ら現場と直接関わりながら、現場力強化を支援しているオフィス・ビブラビの長尾です。
仕事内容について上司などに説明しなくてはならないことがあります。
説明が理解されにくい人は、どこに問題があるのでしょうか?


新しい業務を担当することになった場合、上司や先輩、あるいは前任者からやり方を説明されることが多いです。
しかし、その後は担当する社員が判断し、選択します。
教わった通りでは対応出来ないケースでは、必要に応じて応用しなくてはなりません。
担当している内に、もっと効果的であったり、効率的な方法を考え付き、改善することもあります。
時には、上司から、何をどのように行なっているのか説明を求められることもあります。
社員として仕事をしている限り、求められれば、説明しなくてはなりません。
そこで、結果や、実際に行なっている内容について説明することになります。
何を、どのような手順で行っているかを丁寧に説明するのですが、相手からよく分からないと言われる社員がいます。
何が問題なのでしょうか?
仕事は判断と選択の積み重ねによって出来ています。
状況を判断し、方法や手順を選び、業務を遂行します。
逆に言うと、方法や手順は判断と選択の結果です。
つまり、以下のことが前提にあるのです。
・どのような基準で判断したのか
・どのような基準で選択したのか
の2つです。
多くの場合、判断や選択は感覚的に行います。
感覚は人によって違いますので、感覚的に判断したり選んだものに違和感を持つ人もいます。
だからこそ説明しなくてはならないのですが、説明が分かりにくいと言われる人の多くは、どう判断したのか、何を選択したのかについて、説明出来ません。
感覚的に行なっているのですから、説明出来ないのも当然です。
しかし、人に説明する場合は、論理的に行わなくてはなりません。
そのために必要なのは普段から意識して、判断や選択を論理的に説明出来るように行うことが重要です。
今回は、部下が上司に説明する場面を例にしましたが、逆も同じです。
一貫性と整合性の取れた判断や選択を部署全体が行うためには、判断や選択の方法について、上司は部下に理解出来るように説明しなくてはなりません。
仕事である以上、判断や選択の理由を論理的に説明出来なくてはなりません。
この必要性を理解し、人に説明することを意識して判断と選択を行なっている人が多いのも、現場力の強い会社の特長の1つです。
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執筆者、長尾洋介のプロフィール

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