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【仕事の締め切りに遅れがち?】

神戸を中心に自ら現場と直接関わりながら、現場力強化を支援しているオフィス・ビブラビの長尾です。
仕事に締め切りはつきものですが、遅れがちな人もいます。
間に合わせるには、どうすれば良いのでしょうか?


仕事には締め切りがあるものが多くあります。
仕事の結果は単独であるのではなく、他の仕事と何かしら関係があります。
締め切りに遅れると当然、関係ある仕事を担当している人に影響を与えます。
仕事の期限に遅れると、他の人に迷惑をかけることになります。
期限を守ることは、ビジネスパーソンとして、大切にしなくてはならないことの1つです。
ところで、なぜ期限に遅れるのでしょうか?
まず注目するのは、計画です。
一般的な方法は、まず仕事を日々のスケジュールに組み込める大きさの業務やタスクにブレイクダウンします。
次に、ブレイクダウンした業務やタスクを処理するために必要な時間を見積もります。
そして、期限から遡って、作業計画を立てます。
この計画が甘いと期限に遅れがちになります。
必要な作業時間も、最初の頃は、見積もった時間と、実際に必要だった時間との違いが多いはずです。
しかし、計画と実際にかかった時間をとを比較することで、一つひとつの作業の見積もりの精度は上がっていきます。
そして計画自体も、より効率的で、正確なものが作れるようになります。
ところが、計画は良い出来でも、遅れることの多い人がいます。
その主な理由は2つです。
1つ目は、急ぎの仕事が入って来やすい場合です。
自分の担当の仕事で、急ぎの仕事が入って来やすい場合は、そのための時間を最初から予備として確保しておくことが効果的です。
上司や同僚から頼まれることが多い場合は、状況を事前に伝えておき、それでも頼まれた場合は、優先順位を考えて臨機応変に対応する方が良いでしょう。
もちろん、期限が遅れそうならば、上司などに相談し、判断を仰ぐことも必要です。
ここまで挙げた対策を講じても、期限に遅れがちな人も少なくありません。
その場合は、2つ目の理由の可能性があります。
それは性格や行動パターンに起因するものです。
例えば、集中力が足りない、あるいは何か思い浮かぶと計画に関係なくても脱線してしまう、期限よりも完璧を優先するなどです。
性格と言ってしまえば、その通りですが、ビジネスパーソンとしては問題があります。
実は、これらの行動パターンは強弱はあっても、誰にでもあるものです。
上司や同僚の助けを借りるなどして克服するか、少なくとも期限を守るように工夫する必要があります。
期限に遅れる理由は誰もが持っています。
その原因を自覚し、工夫し、結果として期限内に仕事を終えているのも、現場力の強いビジネスパーソンの特長の1つです。
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執筆者、長尾洋介のプロフィール

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