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【情報の共有に必要な2つのこと】

神戸を中心に自ら現場と直接関わりながら、現場力強化を支援しているオフィス・ビブラビの長尾です。
職場で情報を共有することが必要だと言われていいます。
そのために、何が必要なのでしょうか?


必要な情報を共有するためにしていることは、会社や職場によって違います。
業務によって必要な情報も違いますし、勤務体系など環境も違えば機能する仕組みも違います。
多くの会社で共有している情報は、データ化されています。
データ化されているものは、数値だけでなく、文字も含まれます。
具体的には、営業数値や業務の進捗状況、社内の報告書、お客様に出した企画書などもデータです。
データの共有方法は2種類あります。
保存して閲覧出来るようにするものと、周知させるものの2種類です。
いずれも以前はデータの共有は、紙ベースでした。
閲覧用にはファイリングし、周知用には掲示したり回覧します。
もちろん最近は、コンピューターなどのシステムを使っている所も増えているようです。
このようなデータを共有する仕組みは、多くの会社が使っています。
しかし、データと情報とは違うと考えています。
情報にはデータに加え、判断や評価、意見、ニュアンスが含まれるからです。
情報の共有は、人と人が面と向かって行うコミュニケーションの中でしか出来ません。
データの共有はシステムだけで出来ますが、情報の共有には不十分なのです。
情報の共有の目的は、現状や結果を全員に周知させることではなく活用することにあります。
業務をスムーズに進めたり、ノウハウや知恵を利用し合ったり、改善の種を見つけるなどが目的です。
ただデータを共有するだけでは不十分なのです。
データ化されたものを共有する仕組みと、それを元に関係者がコミュニケーションを取る仕組み、情報の共有には、この2つの仕組みが必要なのです。
この2つの仕組みを持ち、活用出来ているのも強い現場の特長の1つです。
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執筆者、長尾洋介のプロフィール

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