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【会議の参加者の選定も生産性に影響します】

神戸を中心に自ら現場と直接関わりながら、現場力強化を支援しているオフィス・ビブラビの長尾です。
会議は参加者の知恵を集めて、より良い結論を導き出すには有効です。
一方、会議に参加することは、参加者にとっては業務を止め、時間を奪うものでもあります。
会議には必要なメンバーが参加していますか?


参加して欲しいメンバーが参加していないことは気になるものです。
そこで、会議に必要なメンバーを考える時、関係者を出来るだけ多く集めようとする会社が多いようです。
これで良いのでしょうか?
多くのメンバーを集めるということは、それだけ多くの社員の時間を使うことです。
その会議で検討するテーマや検討のプロセスによっては、必ずしも参加する必要がない社員もいる可能性があります。
もちろん、参加していることで情報が共有出来ますので、価値はあります。
しかし、結論だけ報告を受ければ十分なケースもあります。
そのようなテーマで会議に時間を取られるのは、その社員の生産性にとってマイナスです。
ワーク・ブレイクダウン・プログラムでは、会議の参加者の選定を定期的に見直すことを勧めています。
会議によって参加者を変えることもあります。
社員によっては、会議の中の一部だけ参加したり、一部は参加しないことも検討します。
もちろん、参加していないメンバーのために、会議での議論を共有する仕組みも必要です。
しかし、参加する価値の低い会議に社員の時間を取ることは、生産性を下げますし、その社員のやる気にも影響します。
会議の生産性は、会議自体の運営だけで決まるのではありません。
本当にその場で必要な社員だけを参加させることも大切なのです。
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執筆者、長尾洋介のプロフィール

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