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【会議をスムーズに進行する参加者との関わり方】

神戸を中心に自ら現場と直接関わりながら、現場力強化を支援しているオフィス・ビブラビの長尾です。
会議では、議論をスムーズに進めるために進行役が必要です。
進行役であるファシリテーターを務めることになった人は、何とかスムーズに進めたいと思います。
そこでファシリテーターの進め方には、二つのタイプに分かれます。
一つ目は、会議を仕切ろうと頑張るタイプ、
二つ目は、参加者に頼るタイプ
です。
どちらが良いのでしょうか?


参加者に頼るのは良いのですが、頼り過ぎると問題が起こります。
一からきちんと検討しようとしても、元々影響力の強い参加者の意見に引っ張られてしまいます。
これでは、議論はただの形式的なものになってしまいます。
きちんと議論を積み重ねて検討するために、ファシリテーターが仕切るのは当然の役割です。
しかし実は、ファシリテーターが仕切ることに頑張り過ぎても問題が起こります。
参加者の不満や疑問に気付けなくなったり、見て見ぬ振りをしてしまい、結局参加者の合意が得られないことになります。
ワーク・ブレイクダウン・プログラムでは、ファシリテーターに対し、会議の進行ルールを守ることについては毅然と仕切ることを求めます。
ただし、議論の進め方などについては、参加者を頼り、協力を求めることを勧めています。
社内でファシリテーターを務める人は、プロのファシリテーターではありません。
あくまでも、会議の中で必要な役割を引き受けているだけです。
プロのように仕切れなくて当然です。
参加者が何か疑問や不満を感じたら、教えてもらいましょう。
どうすれば良いか、参加者の知恵を借りましょう。
発言する、議論に参加する、会議のルールを守る、進行に協力することだけが参加者に求めて良いことではありません。
会議の目的は、参加者の知恵を集めてより良い結論に、参加者全員が合意することなのです。
進め方を決めたり、途中で軌道修正が必要な時にも協力してもらえば良いのです。
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執筆者、長尾洋介のプロフィール

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