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短期の臨時業務への対応

前が見えないほど大量の書類を運ぶ男性

オフィス・ビブラビの長尾です。ブログにご訪問いただき、ありがとうございます。

新型コロナウイルスへの対応で、普段と違うことをしなくてはならないこともあります。それを完全な状態で行うことは難しいものです。

新型コロナウイルスの影響で、以前とは違う形で業務を遂行しなくてはならないこともあるでしょう。今までしたことのない業務をしなくてはならなこともあるでしょう。しなくてはならないとしても、不慣れな業務なので現場は混乱するでしょう。それでも、しなくてはならないことであれば、多少効率が落ちても、ミスが起こりがちであってもしてもらわなくてはなりません。

しかし問題は人だけではありません。スペース、レイアウト、設備など、全てが新たにしなくてはならないことにとって不十分で合ったり、不都合であったりするでしょう。元々そのように整えられていないので当然です。

人も環境も整わない中で、どうすれば良いのでしょうか?

まず考えなくてはならないのは、その業務をしなくてはならない期間と頻度です。長期間しなくてはならなかったり、頻繁にしなくてはならないのであれば、条件を整えなくてはなりません。スペースを確保し、レイアウトを変え、必要な設備を揃えなくてはなりません。現場にも慣れてもらうと共に、やり方を改善しなくてはなりません。

一方、短期間であったり、ほんの数回の臨時業務はどうでしょう?

スペースやレイアウト、設備など物理的な環境を整えるのにコストをかけるのは無駄でしょう。社員に業務に必要な知識やスキルを身に付けさせるのも無駄でしょう。その中で、全ての面で、その業務を通常行っている会社と同等のスピードと質で業務を行うのは不可能です。

では、どうすれば良いのでしょうか?

それは満たすべき要件に優先順位をつけることです。業務に求められる要件をブレイクダウンします。ブレイクダウンして作ったリストに優先順位を付けます。ここで重要なのは、優先順位が低いことは潔く諦めることです。

この判断を現場に任せてしまってはいけません。現場は満たすことが出来る可能性を重視するかもしれません。要件を満たすための手間などを考えて順位を付けるかもしれません。

しかし、環境が整わない中でも優先順位が高い要件は、現場が大変であっても満たさなくてはなりません。どのように優先順位をつけるかは会社の判断です。つまり経営者が判断しなくてはならないのです。

一時的な一回のことかもしれません。それでも判断出来るのは経営者だけです。本当に経営者は大変です。だからこそ私は、頑張っている経営者にエールを送り続けたいと思っています。そして支援したいと思っています。応援しています!

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