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作業のやり方がバラバラ?

明るい表情で一緒に検討している職場の仲間

オフィス・ビブラビの長尾です。ブログにご訪問いただき、ありがとうございます。

同じ会社の同じ作業でも、部署や社員によって作業のやり方がバラバラな会社があります。やり方は統一する方が良いのでしょうか?

仕事には多くのタスクがあります。タスクには期限があり、資料などの成果物には体裁や質などの条件が決められています。しかし、条件を満たし、期限内に完了すれば、細かいやり方は決められていないことが多いです。そこで、与えられたタスクを効率良く行うように各自が考え、工夫を加えます。その結果、部署によって、同じ部署でも人によってやり方が違ってくるのは当然です。この状況は、多くの会社で見られることです。

ところが新型コロナの影響でリモートワークが導入されたり、休業日が増えたことで、問題が起こっている会社も少なくありません。同じタスクをしている出勤している人に、出勤していない人のタスクを任せようとしても、出来ないか、非常に時間がかかるのです。

このような事態に対し、どうすれば良いでしょうか?

リモートワークや通勤自粛が、いつまで続くか分からない中、全く放置するわけにもいきません。働き方改革にも関係することなので、やり方を統一する方が良いでしょうか?

統一するとすれば、今いくつもあるやり方の中から一つ選ぶか、標準のやり方を作らなくてはなりません。どのやり方も、効率的にタスクを実行するために、誰かが工夫を凝らし、作り上げたものです。どこかの部署の、誰かのやり方を採用すると、他の人から不満が出るかもしれません。標準的なやり方を作るにしても、意見をまとめるも大変です。

そこで私がお勧めしているのは、個々の工夫の余地を残しながら、大枠のルールを作る方法です。

まず、複数使われているやり方の手順を並べ、比較します。多くの場合、共通している所が多いです。

次に、違う所を検討していきます。ここで検討する視点は、他の部署の人や、他の人が代行する場合に問題があるかどうかです。問題がなければ、独自の工夫の範囲として違いを認めます。問題がある場合は、今のやり方の中のどれか一つに統一します。

この検討を、実際に作業を行っている人の意見を聞きながらまとめるのです。そして、共通している部分のやり方と、違っている部分で検討した上で決めた統一したやり方とをルールとするのです。

作業のやり方に一定のルールを作ることは必要です。通常担当していない社員が代行しなくてはいけない場合に役に立ちます。また、新入社員や新しく担当する人に教える時にも役に立ちます。

それでも、作業手順のルールを作るのは簡単ではありません。しかし作業手順は一種のマニュアルです。直接ルールを作るのに関わるかどうかは別にしても、作ることを推し進めるのは経営者の役割です。

だからこそ私は、頑張っている経営者にエールを送り続けたいと思っています。そして支援したいと思っています。応援しています!

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