会社はいくつもの部門に分かれています。機能している会社は、 社内のつながりも機能しています。

コミュニケーションが円滑

部門間のつながりとして重要なのはコミュニケーションです。必要な情報が流れ、必要に応じて話し合いが出来なくてはなりません。

実は、情報が流れ、話し合いが持たれても、うまく行っていないことも少なくありません。その原因にはさまざまなものがあります。その中でコミュニケーションの視点では、使う言葉に原因があるケースが多いです。

同じ会社にいて、同じ日本人同士なので、言葉に問題があるとは意外かもしれません。しかし、同じ言葉を使っていても、 個人によって、あるいは所属している集団によって意味や定義、ニュアンスには違いがあります。

話している人と聞いている人との間で違っていれば、誤解が生まれます。ところが二人とも違いがあると思っていません。そして違いは放置され、それぞれが違う 理解をしたままになります。それが後になって問題となるのです。

これは私のように外部の人とだけ起こると思いがちな所に盲点があります。そして、違いがあるかもしれないと思いながら会話をしているからこそ、同じ社内でも違いがあることに気付くことが出来るのかもしれません。

同じ意味、定義、 ニュアンスで使ってる言葉を共通言語と言います。同じ言葉を使っていれば、共通言語だと思い込みがちです。これがコミュニケーションの落とし穴です。

情報が流れ、必要に応じて話し合い、共通言語を持っていることが円滑なコミュニケーションに必要なことです。

適切な関係が構築されている

部門間に適切な関係が出来ていることも、つながりが機能するために必要なことの一つです。

会社組織は基本的に縦割りです。部門には、それぞれの思いがあり、利害があります。その結果、部門間に一定の壁があるのはやむを得ません。そしてそれは、同じ部署の中の上下や社員の間にも似たようなことがあります。

コミュニケーションが円滑であっても、関係が良くなければ問題が起こります。情報は適切に流れないかもしれません。受け取った情報を無視したり、うがった解釈をするなど、適切に扱わないかもしれません。話し合いを持っても、お互いの考えをぶつけ合うばかりで、対立を深め、合意を得られないかもしれません。

仕事上の関係ですので、仲良しでなくても構いません。お互いに相手を尊重し、前向きに業務に取り組める相手として扱わなくてはなりません。つながりを機能させる上で前提として必要なのが、適切な関係が出来ていることなのです。

要が機能している

ほとんどの会社がピラミッド構造の組織になっています。経営者をトップとして枝分かれしています。それは会社全体として業務を行う上で、指示命令系統がはっきりしていないといけないので当然必要だからです。

会社の組織図の枝分かれ部分にいるのが管理職です。管理職は組織の上と下とをつなぐ要です。情報も指示は要である管理職を通して流れます。そして指示などを現場に実行させ、管理するのも管理職です。

また、会社には他の部署と連携している業務や、複数の部署と関係のある業務もあります。その場合、上層部同士だけでは調整が不十分になります。本当に現場を知っているわけではありませんのでやむを得ないことです。とは言え、担当者に調整を任せるわけにもいきません。そこで調整するのに適切なのも経営者や経営陣よりも実際に実務を行う現場のことを知り、一定レベル以上会社全体のことも理解し、権限もある管理職です。

管理職は、会社という組織の要です。管理職が要として機能しているのも、全体のつながりが機能している会社の特長の一つです。

つながりは形式やルールでは機能しない

業務を円滑に動かすには、部署や社員が互いに連携し、協力することが必要です。その大切さを認識している会社は多いです。

そこで、社内のコミュニケーションを円滑にしたり、管理職が要の役割を果たせるようなルールや規定を作っている会社も多いです。しかし、現実は簡単ではありません。ルールや仕組みがあれば、つながりが機能するのであれば苦労しません。

つながりが機能している組織かどうかを判断する上で重要なのは、形式ではなく現実です。つながりを機能させるのは人であって、ルールではありません。つがなりの質を決めるが人だから難しいのです。

機能する組織では社内のつながりも機能しています。そして難しいことだからこそ、つがながりが機能していることは大きな強みとなるのです。