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目的に合った会議運営

和やかなミーティング風景

会社組織を機能させる上で、会議は重要です。効果的に会議を活用するには、どのように運営するかが重要です。

会議の目的を明確にする

会議には名前が付けられています。戦略会議、検討会議など、目的が会議名に入っているものもあります。また、役員会、部課長会議など、参加者の属性が会議名となっているものもあります。

会議の名前は重要ではありません。重要なのは、その会議の目的が明確かどうかです。

会議を開催する目的はさまざまです。代表的なのは、特定のテーマについて議論することです。情報共有のために行われる会議も多いです。命令や指示などを伝達することが目的のこともあります。

例えば、戦略会議では、何が行われているでしょうか?戦略に関して何かを決めるための議論でしょうか?それとも、戦略についての説明でしょうか?戦略実行の進捗状況の報告でしょうか?時には、問題が起こった時の責任追及のこともあるでしょう。

上記はいずれも会議を開き、参加者を集める意味のある目的でしょう。会議を開くには、時間と労力がかかるものです。主催者は目的を果たすために効果的に会議を活用したいでしょう。一方参加者にとっては、参加する意味がある会議である必要があります。そのためには、まず目的を明確にすることが大切です。

会議の目的に合った事前準備を行う

会議を開くには準備が必要です。会場を押さえ、参加者を選定し、参加者に通知し、資料を作らなくてはなりません。これらをしている会社は多いと思います。

効果的に会議を行うために準備で重要なのは、さらに必要なことがあります。それは、アジェンダです。アジェンダとは、議題などをまとめたものですが、具体的には

  • テーマ(何について議論するか)
  • タイムスケジュール(議論するテーマの順番とテーマ毎に割り振られた時間)
  • ゴール(各テーマについて、その会議が終わった時に目指す状態)

などが記載されたものです。これを事前に、参加者に伝えておくのです。

そして、もう一つ重要なのは資料を作るタイミングです。会議は参加者の時間を使うものです。会議の効率化で重要なのは、集まらなくては出来ないことに集中して時間を使うことです。多くの会議で行われていることで、最も無駄な時間は資料の読み合わせです。資料は事前に作り、参加者に配り、読んだ上で参加すれば、読み合わせの時間は不要です。さらに事前に資料を読んでいることで、すぐに議論に入ることが出来ます。

会議を効率的に進行するには、事前の準備内容と、そのタイミングが重要です。特にアジェンダと資料を事前に準備し、参加者に渡しておくことが効果的です。

目的に合った会議の進行

効果的な会議にするためには、適切に議事を進行しなくてはなりません。もちろん扱うテーマとゴールによって適切な進行方法は違います。適切な進行方法に応じ、かつ臨機応変に議事を進行しなくてはなりません。

そのために必要なのは、会議の進行に必要な役割分担をすることです。会議の進行役、議事録作成者は必須です。テーマや内容によっては、タイムキーパーやホワイトボードに板書する人を置く必要があるかもしれません。役割の中でも重要なのが会議の進行役、ファシリテーターです。アジェンダに従って、テーマや内容によっては議論を活性化させ、ゴールに導くのがファシリテーターです。

また、会議の基本的なルールを作っておくことも効果的です。特に意見を交わす場合、多くの人の意見を出してもらい、かつ議論を深めなくてはなりません。基本的なルールを決めておくことで、議論の混乱や脱線を防ぐことが出来ます。

会議後のフォローも目的に応じて

会議が終わった後にもすべきことがあります。会議で決まったことは実行されなくてはなりません。認識を共有出来たことを残さなくてはなりません。そのために最低限必要なのが、議事録をまとめ、参加者に配布することです。

その会議の目的、扱ったテーマとゴールによっては、議事録以外にも追加の作業が必要なケースもあります。これらの会議後のフォローもタイミングを失わない内に行わなくてはなりません。

会議は会議中だけでなく前後が重要

会議は参加者から貴重な時間を提供してもらって開催するものです。会議時間中の無駄な時間をなくし、効率的に議事を進行することが大切です。しかし、それは会議中だけでは実現出来ません。事前の準備が重要です。

さらに会議をしたままにし、会議で議論したことが活かされなければ、会議自体が無駄と言われても仕方がありません。会議で決まったことを着実に実行することが重要なのです。

  • 効果的に会議を運営する
  • 会議で決まったことを活かす

この二つが最終的に目的に合ったと言える会議運営のためのポイントです。

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