機能する組織にはいくつかの特徴があります。その一つが、役割が明確なことです。

役割が明確でないと起こること

会社は部署に分かれ、役職などの肩書があります。部署名や役職名などから何となく、何をしているか分かるものです。

実はこの、何となく、というのが問題なのです。

社外から見て、何となくなのは構いませんが、社内の人間、本人でさえ、自分の役割が何となくしか分かっていないことが多いです。この役割が明確になっていないことが原因で起こっている問題は少なくありません。

例えば複数の部署が自分の部署の役割だと思っていることがあれば、現場は混乱します。他に担当する部署がないと思っていれば、それぞれの部署が別々に並行して役割を果たそうとするかもしれません。複数の作業が進んでいても、本来担うべき部署以外がしていることは無駄になります。

他の部署と役割が重複していると分かっていたら、調整するかもしれません。調整は手間と時間がかかるものです。不必要な調整はない方が良いです。しかも、役割が重複していると主導権を争うことになりがちです。

逆に自分たちの役割だと思っている部署がいない場合も問題が起こります。他の部署の役割だと思っていれば、手を出さないでしょう。結果として宙に浮き、放置されます。

ここでは、部署を例に挙げましたが、役割を明確にする必要があるのは会社全体の中の部署だけではありません。部署内の課やグループも役割を明確にする必要があります。そして課やグループの個々人も同様です。

上に書いた通り、役割が明確でないことが背景にある問題は少なくありません。

役割を明確にするために必要なのは業務分掌などの規定

役割が不明確な会社は多いです。決めていると考えている会社も多いようですが、不十分な会社が多いです。

会社の業務は時代の変化と共に変わっていきます。変化するものもあれば、なくなるもの、新しく加わるものもあります。一度決めたものが通用し続けることはありません。

細かい所まで規定している会社は、常に改定しなくてはなりません。概要や基本的な部分だけを決めている会社もありますが、変化がある度に重複や漏れがないように決めて指示し、管理しなくてはなりません。

では、役割を明確にするには、何をすれば良いのでしょうか？

一般的なのは、業務分掌を作ることです。しかし、一般的に業務分掌は大まかに役割を決めているだけです。元々、日本の会社は根回しなどで合意形成をすることが慣習となっています。細かい部分まで文書化されていなくても、問題は起こりにくいものでした。

しかし、組織が大きくなると役割分担の調整を現場で行うことが難しくなります。また、最近は労務管理や人材育成、人材活用の面でも役だけでなく、業務内容も明確に文書で規定することが必要とされています。そこで注目されているのが、業務記述書です。業務記述書には、細かい業務内容だけでなく、その元となる役割、権限、責任についても明記されています。

文書の種類は会社によって相応しいものを選んで良いです。重要なのは、役割と権限と責任を明確に文書で規定していることです。

役割を明確にするにはMECE

多くの会社では役割分担を厳密に行っていません。大枠の規定を元にケースバイケースで対応してきた会社がほとんどです。ある意味その場しのぎで対応してきたため、全体の整合性は失われていきます。しかし、その弊害は無視出来なくなってきています。

実際に役割分担を文書にまとめるのは大変な作業です。まず、全ての役割をブレイクダウンしてリストにします。どこまで細かくブレイクダウンするかを決める基準は、機能するかどうかです。重複も漏れも起こらないかどうかが判断基準です。つまりMECEになるようにブレイクダウンします。

そして、リストが出来上がったら、役割ごとに分担の現状を整理していきます。決める前に現状を把握しておくことが大切です。実際に役割が不明確なことで混乱している現場の状況が表面化することになります。しかし、最終的に役割分担を検討する時も、現場の現状を元に考えることが有効です。

いずれにしても役割分担を明確にするには、まずMECE、つまり漏れなくダブりなく役割をブレイクダウンしてリスト化することが必要なのです。

役割と責任は表裏一体だから機能する

役割は組織運営にとって大切です。会社という組織は、多くの人を束ね、役割分担してビジネス活動を行い、利益を上げなければなりません。

会社のそれぞれの部署、社員は与えられた役割を果たさなくてはなりません。そのために 組織は部署に分け、社員を雇っています。

役割を与えることは、任せることです。任せられることは、任せられると評価されていることの証でもあります。役割を与えることには、社員の自尊心を高め、やる気を高める効果も期待出来ます。

しかし、役割を与えることが常に社員にとってプラスに働くとは限りません。

役割が 与えられれば役割を果たそうとするでしょうが、果たそうとしているだけでは不十分です。気持ちや意思、努力だけではなく、求められた役割を果たす責任も同時に負うのです。責任を負うのは重いことです。しかし人は、責任を負っているからこそ、真剣に取り組まなくてはならないと思うのも現実です。

役割を明確にすることは、組織を動かす上で必要なことです。役割と同時に権限と責任も明確にしなくてはなりません。これらは表裏一体のものだからです。

役割を明確にするのは大変です。明確にし続けることも手間のかかることです。それでも役割の明確化は組織を機能させるためには重要です。機能している組織は、役割がMECE、漏れなくダブりなく振り分けられているのです。