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【「やり方」を上手く教えるための準備】

仕事だけでなく、
日常生活でも、
他の人に何かの「やり方」を
教える場面があります。
新入社員など、
新しく職場の仲間となった人に
教えることは多くあります。
教える前に準備しておくと、
ずっと効率的に教えられ、
しかも、
ずっと相手に理解してもらいやすく
なります。
ここでも、
「ワーク・ブレイクダウン」が
役に立ちます。
もしかしたら、
一番身近に使える場面かもしれません。


会議資料のコピー
という作業があります。
原稿は「紙」で渡され、
10部準備すると指示されました。
この作業を新入社員に
させることで教えるとします。
教える側にとっては、
以前から行っている作業なので、
「10部コピー」
だけで要望通りの会議資料を
準備出来ます。
ところが、
初めてする人にとっては
「10部コピー」
だけでは出来ません。
実際には・・・
1.コピー機の所に行く
コピー機の場所は知っていますか?
2.コピー機を使える状態にする
最近のオフィスでは、
IDカードをかざして認証が必要な
機器も増えています。
さらに、多機能な複合機が増えていて、
「コピー・モード」にする必要が
あるかもしれません。
3.使う用紙をセットする
内部の会議資料は、
ミス・コピーなどの「裏」を使う
会社もあります。
ミス・コピーは、どこに保管してあるか
知っていますか?
新しい用紙を使うとしたら、
用紙切れの場合はストックの用紙は
どこにありますか?
そして、
用紙をどこに、
どんなふうに(向き、裏表)
セットしたら良いか知っていますか?
4.コピー方法を設定する
片面コピーか両面コピーか?
用紙サイズは?
原寸大か縮小コピーか?
(暗黙のルールがあります)
コピー方法の設定方法は、
上の項目だけでなく、
部単位でコピーする「ソーター」機能や
コピーを実行するなどの
コピー機の操作方法を
知っていますか?
5.資料の体裁を整える
ホッチキスで留めるのか?
ホッチキス留めの位置はどこか?
留める向きは水平か垂直か斜めか?
(これも暗黙のルールがあります)
更に、
ホッチキスで留める前に、
コピー機の原稿の送り漏れや
原稿が重なって流れたために
全ての資料がコピー出来ていない
こともあります。
きちんとコピーが出来ているかどうか
を確認すること
ホッチキスで留める前に
用紙を揃えること
等も必要なことです。
これで完了です。
しかし実際には、
紙が詰まった時の対処
トナー切れの時の対処
等のトラブルの対応もあります。
普段している人にとっては、
「たかが」
「10部コピー」です。
しかし、実際には、
多くの工程があります。
それぞれの工程には、
細かい作業があり、
必要な知識や情報があり、
ルールや決まり事があります。
「こんなことは知っているはず」
という思い込みが、
作業のやり直し
ちゃんと仕上がったけれど、
何となく出来ただけで
本人はよく分かっていない
という状況を作り出します。
事前に
「ワーク・ブレイクダウン」を
しておくと、
以前に教えたことは
説明を省略するか、
覚えているか確認する
初めてのことは、
説明して教える
と区分することが出来ます。
このような準備をして教えると、
頼んだ通りの会議資料が
上がって来ます。
違った物が出来上がって来て、
やり直しをすることもありません。
相手に不満を持つこともありません。
相手も、
真面目に取り組んだのに、
仕上がりにダメ出しをされて、
嫌な思いをしたり
説明不足に不満を持ったり
自信をなくすこともありません。
仕上がりに満足出来て、
きちんと評価すると、
教えてもらった方も、
嬉しいものです。
こうして
「好循環」が生まれます。
指示したり、
教えたりする時、
指示する側、教える側が、
きちんと準備する効果は歴然です。
「ワーク・ブレイクダウン」を
行ってみてはいかがでしょうか?

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