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【ビジネス文書の質】

神戸を中心に自ら現場と直接関わりながら、現場力強化を支援しているオフィス・ビブラビの長尾です。
ビジネスでは、文書は不可欠です。
そして、文書作りは重要な仕事です。


ビジネスは、多くの人と関わることで成り立っています。
お客様、取引先、社内の他部署、同じ部署の同僚など、関わりのある人は多くいます。
ですので、ビジネスではプライベートとは違い、口約束ではなく、文章が必要です。
当然、良い文書が書ける、作れることは、重用なスキルの1つです。
しかし、文書作りをきちんと教えている会社は多くありません。
過去に誰かが作った文書を参考にして作ることがほとんどのようです。
せいぜいそこに作る人が工夫を加える程度です。
そのためか、質が高いと言える文書は多くない印象を持っています。
中でも社内文書の質は低い傾向があります。
社内向けだからと多少の甘えも手伝って、対外的な文書と比べて改善する意識が低いのも大きな理由だと考えられます。
では、質の高いビジネス文書とは、どんなものでしょうか?
まず、
・構成がしっかりとしている
・表題とその後の内容が合っている
です。
ビジネス文書に限らず、当たり前のことです。
そしてビジネス文書としては、読む相手のことを考えて書くことが重要です。
ポイントは、
・何をして欲しいか
・判断材料を漏れなく
を明確かつ分かりやすく書くことです。
これにより、相手の時間と労力を無駄に使わせることがなくなります。
ビジネス文書の質を高めようとすると、思考の質も高まります。
そして、社内文書の質が高まれば、対外的な文書の質も高まります。
現実に社内文書の質が高いのも、現場力の強い現場の特長の1つです。
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執筆者、長尾洋介のプロフィール

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