神戸を中心に自ら現場と直接関わりながら、現場力強化を支援しているオフィス・ビブラビの長尾です。
会議が仕事の生産性を下げていることが多いと言われています。
参加者の時間を使うのですから、会議を効率的に活用することは大切です。
会議を効率的に行うには、会議中だけでなく、その前に出来ることが多くあります。
多くの会社の会議を見ていて、事前にすべきことで出来ていないことは意外に多いです。
日時の設定は当然大切です。
参加者が予定を調整出来るタイミングで決定し、伝えることが必要です。
日時以外に、事前に伝えると良いのは、検討内容です。
多くの会社では、会議の名称やテーマだけを伝えて招集していることが多いようです。
しかし、検討する項目を一覧にしたアジェンダと呼ばれるものも事前に伝えることも、会議の効率化のためには必要です。
さらに、検討項目によっては、情報や資料を事前に配布し、目を通してから会議に参加すること、参加者自身や職場の意見やアイデアを整理して参加するように求めることも効果的です。
会議では、集まらなくては出来ないことに集中的に時間を使いたいものです。
資料の読み合わせは時間の無駄です。
会議の中では、不明な点の確認程度にしたいものです。
また、職場の意見集約なども出来るものは会議前にしておくと良いです。
検討が次の会議に持ち越す理由の多くは、職場に持ち帰る必要があることだからです。
ワーク・ブレイクダウン・プログラムでは、会議の生産性を上げるために、事前準備を見直すことを勧めています。
具体的には、いつまでに何を参加者に伝えておくことが、会議を効率的に運営するために必要かを考え、計画します。
当然、事前準備を会議を主催する立場の人の負担は大きくなります。
それでも会社全体の生産性を考えると、参加者全員の時間を使う会議の効率を上げることの方が重要です。
会議の生産性を上げるために、事前に出来ることはまだまだあります。
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オフィス・ビブラビのサービス
執筆者、長尾洋介のプロフィール
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経営者の「こんな会社にしたい」の実現を支援することを目指して、
２０１１年にオフィス・ビブラビを設立しました。
VIVE LA VIE（ビブラビ）はフランス語で「人生万歳」という意味です。
ビジネスの支援を通して、そこに関わる人たちの人生が充実したものになる一助となりたい。
そんな思いでサービスを提供しています。
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