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ミーティングのゴールを決めていますか?

ワーク・ブレイク・ダウンの図
2021/05/26 情報を更新いたしました。

ブログを訪問していただき、ありがとうございます。
オフィス・ビブラビの長尾です。

ワーク・ブレイクダウンでは、必ずゴールを決めます。
それも具体的に決めます。
主催する側、進行役が、ゴールを意識すると、ミーティングの生産性が格段にアップします。
特に、注意が必要なのは、定例的に開催されているミーティングです。
開催すること自体が目的になってしまいがちです。

ゴールがはっきりしていると、全てがゴールに向かって、動きだします。
ここで言うゴールは、結論や決定内容ではありません。
結論や決定内容が始めから決まっている会議は、名前をどう付けても、中身は発表、説明です。
実態は、指示、命令で、説得の場です。
参加者が決定内容に関わり、決定に関わる種類の会議と明確に分けて扱うことが大切です。

文字通りの会議は、会して議(論)する場です。

  • 何を決めるのか
  • 何を理解してもらうのか
  • 何を共有するのか

などが、ゴールになります。

さらに、現実のミーティングでは、誰が、何を、いつまでにするのかが明確になることが大切です。
そのために、ゴールにも、その詳細な項目を設定しておくことが大切です。

例えば、新年度が始まる時、部署単位でミーティングが行われる会社があります。
一般的に多いのは、会社の計画や目標を説明し、目標数値や担当の割り振りを伝えるパターンのようです。

これで会社、あるいは部署の目標は、達成されるでしょうか?
後は、みんな、頑張ろう!で良いのでしょうか?

ここでのゴールは、二つあります。
一つ目は、全社の目標、計画とその背景とを理解してもらい、その上で、部署の目標、計画を共有することです。
決して、説明することではありません。
説明は、理解してもらい、本当に共有するための手段です。

そして、もう二つ目のゴールです。
それは、具体的な行動計画を作り、共有することです。
一般的に、全社計画は、数値と方針、方向性だけ示してあります。
それだけでは、具体的に何ををしなくてはならないかは分かりません。
こうした具体的な行動を共有することが大切なのです。

ミーティングは手段です。
年度計画はテーマです。
ゴールをはっきりさせること、ゴールが達成されるために、どんな項目について理解され、共有されることが必要かをはっきりさせること、これもワーク・ブレイクダウンです。

会議やミーティングが終わった後、参加者は、具体的に何をしなくてはならないか分かっていますか?
主催者や進行役は、ゴールとゴールに必要な項目を事前にはっきりさせていますか?

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