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どこの会社でも
社員が退職したり、
異動によって
担当が代わることが
あるものです。
担当が代わると
引き継ぎが
行われます。
ところが
引き継いだ後で、
業務の停滞が起こるケースが
多いものです。
担当を代えても
現場力を維持するには
どうしたら良いでしょうか？

最初に思いつくのは
マニュアル化です。
することのリストや
それぞれのタスクの手順や
必要な情報がある場所などを
整理しておくことは
大切なことです。
新しく担当する社員は、
マニュアルを見ながら
業務をこなすことが出来ますし、
何か不安があれば
確認することも出来ます。
しかしマニュアルには
限界があります。
新しく担当する社員は
作業が遅く
時間がかかるのは
当然です。
不慣れな上に、
全てを覚えているわけでは
ないからです。
このスピードは、
時間が解決してくれます。
実際には、
スピード以外の部分が
最も重要です。
それは「質」です。
こればかりは
経験を積むしかありません。
ただし、業務によっては、
その「質」が重要なことも
あるものです。
実際に、
マニュアルだけで
十分にこなせる業務の
付加価値は高くありません。
いずれ機械化されたり、
コンピューターに
取って代わられる可能性の
高い業務です。
どうしても「人」が
しなくてはならない業務が
最も重要なのです。
これらの業務の
「質」を上げるには、
知識の上に経験が必要です。
このような業務を
円滑に引き継げるように
するために出来ることは、
他の人にも
経験させておくことです。
複数の社員に担当させる、
定期的に担当を代える、
などが考えられます。
ノウハウや経験を
一人の社員に
集中させないこと、
社員は複数の役割を
こなせるように
しておくこと、
これが大切です。
普段の業務効率を考えると
マイナスが多いのは
間違いありませんが、
長い目で見ると、
プラス面も大きいです。
あなたの会社では、
重要な業務の
ノウハウや経験が
一人の社員に
集中していませんか？
最後までお読みいただき、
ありがとうございます。
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長尾洋介

経営者の「こんな会社にしたい」の実現を支援することを目指して、
２０１１年にオフィス・ビブラビを設立しました。
VIVE LA VIE（ビブラビ）はフランス語で「人生万歳」という意味です。
ビジネスの支援を通して、そこに関わる人たちの人生が充実したものになる一助となりたい。
そんな思いでサービスを提供しています。
長尾洋介プロフィール
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