神戸を中心に自ら現場と直接関わりながら、現場力強化を支援しているオフィス・ビブラビの長尾です。
以前から会議の生産性の低さが問題視されていました。
リモートワークが広がる中、その状況はさらに悪化しているようです。
会議の生産性が低いという批判が、多くの現場から上がっていました。
その主な批判の理由は２つあります。
１つ目は、参加者が時間を調整して一堂に会する意味のない会議が多いことです。
実際には、経営者や管理職の独壇場になっている会議が多く、主催者の自己満足の場でしかない会議が多いです。
その中で行われているのは、一方的な報告や通達や指示の徹底、業績や結果の悪い部署や個人の吊し上げです。
時には必要ですが、これらの内容が常態化していれば、批判されてもやむを得ません。
２つ目は、会議の進め方が非効率なことです。
例えば、何らかの説明をしたり、何かのテーマについて議論するための会議の非効率には批判が多く聞かれます。
事前に資料を配布していれば、すぐに疑問点の確認や議論に入れますが、その場で資料を渡されれば、資料を読む時間を取らなくてはならない上に、考える時間も不十分になります。
そのため、後になって新たな疑問が出てきたり、しっかりとした議論が出来なくなります。
また、進行も形式的で、本当に議論する場になっていない会議も多いようです。
これらの批判は、新型コロナウイルスの影響でリモートワークを導入し、ウエブでの会議が増えた現場では、一層高まっています。
会議の生産性を高めるために必要なのは、主に２つです。
１つ目は、事前に日時や場所、議題だけでなく目的を明確に伝え、必要な資料を配布するなど、会議開催の手順を会議の効率が高まるように工夫することです。
２つ目は、会議の進行役であるファシリテーターを育て、進行させるなど、一堂に会する機会を効果的に活用するために工夫することです。
この２つの内、特に２つ目の会議の進行は、ウエブでの会議では、リアルな会議と比べて難易度は高くなります。
まず、一度に１人しか話せないため、広く意見を交換することが難しいです。
さらに、参加メンバーの表情やしぐさから、理解が難しい、納得出来ないなど、様々な情報を読み取ることが難しいです。
有意義な議論を実現するためには、リアルな会議のファシリテーションに加えて、ウエブでの会議のために、いくつもの工夫が必要なのです。
気を付けなければ、ウエブでの会議では、情報伝達が一方通行になりがちです。
そして、きちんと行わなければ、参加者の意見を聞かず、一方的に会社や役職者の考えを押し付けるための場だという印象を与え、現場の社員に不信感を抱かせます。
元々リアルな会議の生産性が高い会社でも、ウエブでの会議になったことで、その生産性や効果は落ちています。
そもそも、この２つが出来ていない場合、顔を合わせての会議では何とかなっていたとしても、ウエブでの会議では全くと言っていいほど会議の目的は果たせなくなります。
多くの現場の社員が、会議が以前以上に無駄な時間と感じているのは、当然です。
とは言え、会社という組織を運営する上で、会議自体は価値がありますし、必要なものです。
ウエブ会議を効果的に実施するには、今まで以上に準備が必要で、今までと違った工夫が必要です。
このことを理解し、会議の生産性を上げるように取り組んでいるのも、現場力の強い経営者の特長の１つです。
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オフィス・ビブラビのサービス
執筆者、長尾洋介のプロフィール
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経営者の「こんな会社にしたい」の実現を支援することを目指して、
２０１１年にオフィス・ビブラビを設立しました。
VIVE LA VIE（ビブラビ）はフランス語で「人生万歳」という意味です。
ビジネスの支援を通して、そこに関わる人たちの人生が充実したものになる一助となりたい。
そんな思いでサービスを提供しています。
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