神戸を中心に自ら現場と直接関わりながら、現場力強化を支援しているオフィス・ビブラビの長尾です。
会議ではテーマや課題を決めて議論します。
会議が開催される前に決まっている会社もあれば、会議の冒頭で決める会社もあるようです。
各会議で何を取り上げるのか、どのように決めていますか？

取り扱う必要があるテーマは、常に複数あるものです。
その中で、その日の会議で何を扱うかを決める方法について、明確な会社は少ないようです。
現実には、継続して開催されていたり、定期的に開催される会議では、流れでテーマが決まるケースが多いようです。
もちろん、緊急のテーマがあれば割り込んで来ます。
それ以外は、何となく流れに任せてしまう傾向があります。
ワーク・ブレイクダウン・プログラムでは、参加者で検討することを勧めています。
まず、検討する必要のあるテーマを網羅したリストを作ります。
そして、そのリストを二つの視点で、分類します。
重要性と緊急性との二つです。
実はこの二つの視点でテーマを分類することは簡単ではありません。
参加者によって認識が違うことが多いからです。
この認識を共有するプロセスも、参加者がそれぞれ持っている考え方をお互いに理解する上で意味があります。
当然、分類が共有されると、単純に重要で緊急なものから取り扱いたくなります。
しかし、他のテーマもただ後回しにすれば良いわけではありません。
取り扱うべきテーマはプロジェクトの中のタスクのようなものです。
全体としてスケジュールを管理する必要があります。
そして、一度決めたスケジュールも、状況が変われば変更しなくてはならなくなります。
ですので、会議の冒頭で、その日に取り扱うテーマが、事前に決めた通りで良いかどうか確認し、共有することが重要なのです。
各会議で何を取り扱うかをきちんと決めることも、会議の生産性にとっては重要なのです。
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オフィス・ビブラビのサービス
執筆者、長尾洋介のプロフィール

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長尾洋介

経営者の「こんな会社にしたい」の実現を支援することを目指して、
２０１１年にオフィス・ビブラビを設立しました。
VIVE LA VIE（ビブラビ）はフランス語で「人生万歳」という意味です。
ビジネスの支援を通して、そこに関わる人たちの人生が充実したものになる一助となりたい。
そんな思いでサービスを提供しています。
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