機能している組織では会議を効率的に活用しています。会議を効率的に運用するヒントはファシリテーションにあります。

ファシリテーションの効果

ファシリテーションとは、日本語に訳すと会議の運営です。その根底にあるのは、会議の目的に焦点を当てることです。

具体的には、参加者の知恵を活かすことを念頭に置いて運営されます。そのため、参加者の知恵を引き出すように働きかけます。そして議論に全員を巻き込むことで自分事化することが出来ます。

会議の基本プロセス

現場の知恵を引き出し、自分事化するためには必要なことがあります。それは、適切なプロセスを踏んで議論を進めることです。

その基本的なプロセスは、以下の通りです。

1. アイデアを広げる
2. アイデアを整理する
3. アイデアを評価する

全体プロセスも、各プロセス内も概ね同じ手順で進めることは一見非効率に見えて、最終的には効率的であることが多いです。そして何よりも効果的です。

ファシリテーションのツール

ファシリテーションでは、適切なプロセスを踏みながら議論と検討を進め、最適な結論に至ることを目的としています。そのためには、いくつかのツールを使います。主なものは以下の通りです。

• ブレインストーミング
• ロジカルシンキング
• フレームワーク

これらはファシリテーションだけで使われるツールではありません。しかし個人ではなく、参加者全員が参加して議論する上では使う必要のあるツールです。

会議運営のカギ

ファシリテーションでは、会議の進行役をファシリテーターと言います。いわゆる議長です。本来の目的を見失わず、参加者全員を巻き込み、効果的に議論を行えるかどうかは、議長に依る所が大きいです。ファシリテーターの進行が会議の質を決めます。

会議の質を決めるファシリテーターの役割は以下の二つです。

• プロセス通り議論を進める
• あらかじめ決めたルールを参加者に順守させる

実際には議論をきちんと、論理的に進めるために介入しなくてはならないこともあります。よくあるのは、以下のようなケースです。

• 議論がかみ合っていない
• 発言が個人攻撃になっている
• 発言内容に事実と意見・判断とが混ざっている
• 上司など特定の人の答え探しをしている

これらは全て、会議の質に影響を与える要素です。ファシリテーターが適切に進行し、必要に応じて介入することが必要です。そして同時に、質の高い議論を行うために必要なルールを理解した上で、ルールに準じて行っているファシリテーターの指示や介入に、参加者が従うことが大切です。この二つが揃うことが会議運営のカギです。