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効果的な指示の効用

 経営者や管理職は、社員や部下に対して

指示や命令をすることが多いものです。
ちょっとした依頼やお願いを含めると、
相当な数になるはずです。


ところが、その指示が全て指示した通りに
実行されることは稀です。


期限、内容、質、体裁、
どれかが指示通りでないことが頻発します。


指示した方は仕上がりに不満
不満を言われたり、不満げな顔をされて
指示された方は気分が悪い


そのようなことが続くと
職場の雰囲気最も悪くなります。
社員のモチベーションも下がります。


どうしたら、このような事態を
避けることが出来るでしょうか?


 常日頃している仕事では、

このようなことは起こりません。


日常的にしている仕事と、
初めてする仕事や、稀にしかしない仕事との
違いは何でしょうか?


もちろん、習熟や、慣れもあります。
その後ろにあるのは何でしょうか?


それは、それまでの経験から
多くのことを、お互いに理解している
そして、その理解している内容が一致していることです。


例えば、会議資料の作成を依頼する場合を
考えてみましょう。
どんな体裁や、フォーマットで作るのか
どんな文体で書くのか
項目や内容は、誰に聞けば良いのか
誰から、どんな情報をもらう必要があるのか
事前に誰のチェックが必要なのか
いつまでに仕上げなくてはいけないのか
事前チェックを受けるために、いつまでに原案が必要か
・・・


ただ、会議資料を作ると言っても、
さまざまな条件があります。
普段からしている作業ならば、
依頼する側も
依頼される側も
それらの条件を共通事項として
持っているので問題は起こりません。


ところが、初めての仕事や、
稀にしかない仕事の場合、
その共通事項がなかったり、不足しています。


指示する側は、
これくらいは知っているはず、
と思い、細かい点は伝えない。
指示された側は、
指示の中にない部分や条件は、
前にしたことのある似た仕事と同じで良い
あるいは、
自由に考えてして良い
などと考える。


そして、出来上がった物は、
依頼した側が望んでいたことと違う。


どちらにも悪意はなく、
真面目に仕事をしたいにも関わらず、
良い結果がもたらされない。
不幸です。


このような事態を避けるために、
指示する側、指示される側、
双方に出来ることがあります。


まず、指示する側が出来ること。
作業の進め方、期限、仕上がりイメージ
等、細かい点まで説明するか
知っているかを確認することです。
そして、不明な点がないかを尋ねます。
さらに、相手に指示した内容を理解しているか、
本人に指示内容を復唱させることも効果的です。


一方、指示される側が、出来ること。
進め方や条件について、
不安な部分がないか考え、
自分の理解が正しいか確認することです。
これが出来る部下は優秀だと思います。


このような指示の仕方は、
普段の指示よりも手間がかかります。
しかし、このような確認を行うことによって、
二度手間になることもありませんし、
お互いに不満を感じたり、
不機嫌になることもありません。
結局、回り道に見えて、早道なのです。


また、依頼する側にとっても初めての場合は、
指示する前に条件をしっかりと考える、
あるいは、
指示する時に一緒に考える
ことも大切です。


一言の指示で、期待した通りの仕事をする
指示内容が不十分なら確認してくる
こんな部下が優秀であることは間違いありません。


しかし、ここでお伝えしたような指示の仕方が、
部下を育てることになります。


これもまた、急がば廻れ、です。

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