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【「ワーク・ブレイクダウン」のルールを守ってもらう工夫】

ブログを訪問していただき、
ありがとうございます。
「ワーク・ブレイクダウン」実践家、
「こんな会社にしたい」を応援する
オフィス・ビブラビの長尾です。
会議やミーティングの
生産性を上げるには、
「規律」が必要です。
「ワーク・ブレイクダウン」でも
同じです。
それでも、ルール違反する人は
出て来るものです。
今回は、
議論に水を差すことなく、
ルールを順守してもらう工夫
をお伝えします。


会議の進行役である
「ファシリテーター」は、
当然、
「ルール」を守らない人がいれば、
「ルール」を守るように注意します。
話を独占する人がいれば、
短くまとめるように注意します。
人の話に割り込む人がいれば、
最後まで聞くように注意します。
テーマから脱線すれば、
テーマに戻るように指摘します。
発言していない人にも、
発言を求めます。
このようなことは、
せっかく盛り上がっている議論に
水を差すことになる
可能性があります。
やり方によっては、
気分を害す人も出てきます。
しかし、
ミーティングを効率的に行うには、
「ルール」を守りながら
議論を盛り上げることが
必要です。
ところが、人は、
言っている内容よりも、
言い方が気になったりします。
そこで、
「ルール違反」を指摘するにも、
工夫が必要です。
最初は、明るい口調で、
そろそろ、まとめて下さい
話し終わるまで聞きましょうね
などと注意します。
また、「ルール」は、
掲示することを勧めています。
「ルール違反」があれば、
掲示した「ルール」の項目を
指差して、
笑顔で視線を送るのも
良いですね。
同じ「ルール違反」が続く場合は、
毅然と注意することも必要です。
その場合、
「ルール」自体を見直すかどうか、
参加者に意見を聞いてみることも
大切です。
以前のブログで書きましたが、
「ルール」は参加者自らが
決めるものです。
決めた以上は、守る
問題がある「ルール」は、変える
のです。
このような、
標準的な方法以外に、
少し遊びの要素を取り入れるのも
良い方法です。
例えば、
全員に「黄色の紙」を渡しておいて、
「ルール違反」があったら、
黙って、「黄色の紙」を
違反した人に見せるのです。
サッカーの審判が出す
イエロー・カードと同じですね。
他にも、物を利用する方法があります。
人が話している途中で、
割り込む傾向が強いメンバーならば、
「ぬいぐるみ」や「ボール」を
用意します。
「ぬいぐるみ」や「ボール」を
全員の真ん中に置いて、
手に取った人が
発言出来るようにするのです。
話が長い人が多い場合は、
キッチン・タイマーを
発言する人が持ち、
「ルール」で決めた制限時間を
自分でセットして話す方法や、
タブレットなどで、
カウントダウン・タイマーで
残り時間を表示する方法もあります。
意外に、
目に見える形で意識してもらうと、
角も立たず、和やかに
「ルール」を守ろう
という雰囲気が出来るものです。
「ルール」を守りながら、
効率的なミーティングを行う。
そのために、
「ルール」を守る工夫を
取り入れてみてはいかがでしょう?
最後までお読みいただき、
ありがとうございました。
「ワーク・ブレイクダウン」は、
「見える化」によって、
現場の実践力を高める手法です。
あなたの会社、
あなた自身、
もっと良くなります。
応援しています!

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