神戸を中心に自ら現場と直接関わりながら、現場力強化を支援しているオフィス・ビブラビの長尾です。
新型コロナ対応で、直接顔を見て話す機会が制限されています。
そこで、さまざまな問題も起きています。
新型コロナウイルス拡散防止への取り組みで、人と直接会って話す機会が減っています。
直接会って話す機会が減った分、増えているのがメールや電話、ウエブ会議などです。
メールは何度も読み返すことが出来る上に、記録として残ります。
ところが、情報が不十分であったり、正しく理解出来ているかを不安に感じるような表現がある場合も少なくありません。
その場合は、必要な情報を追加で依頼したり、理解が正しいかどうか確認するために、再度問い合わせをしなくてはなりません。
このような、一種の不備によって、さらに手間のかかるメールは少なくありません。
一方、電話やウエブ会議ならば、その場で不足している情報を尋ねることも出来ますし、理解が正しいか確認することも出来ます。
メールで起こっている問題は回避出来そうに思えます。
しかし、電話では、声だけなので、相手の反応を読み取ることが難しくなります。
ウエブ会議ならば相手の相手の表情やしぐさが見えるので、電話よりも反応を読み取れます。
しかし、それでも実際に会って話す時と比べると、その読み取りのレベルは相当低くなります。
人と会って話す目的には、情報伝達とコミュニケーションがあります。
まず、情報伝達です。
きちんとしたメールを書けば、メールは文書と同様に情報伝達には十分に有効です。
しかし、ビジネスでは情報を伝えるだけで完了することはありません。
まず伝えた内容を相手が正しく理解出来ているかどうか確認する必要があります。
その上で、意見を交換し、何らかの合意を得る必要があります。
それがコミュニケーションです。
コミュニケーションの質は、文字に書かれた情報の交換だけで高く維持することは難しいです。
メールと比べると、電話やウエブ会議の方が優れていますが、それでも直接の面談と比べると相当劣ります。
直接の接触が制限される中、情報伝達するために、メールでのやり取りが増えていることで、負担は増えています。
メールなど文書で情報を伝えるスキルのレベルが低ければ、さらに負担は増えます。
そして、コミュニケーションの質が低いことで、誤解が増えたり、合意が不十分なことで、業務効率が下がったり、不満を感じることが増えているようです。
直接会って話す機会が減っている中、２つのことが大切です。
まずは、メールなどの文書で情報を伝えるスキルを上げることです。
そしてもう１つは、コミュニケーションの質が下がっていないか常に注意を払うことです。
この２つを自身が意識しているだけでなく、社内にも意識させるように取り組んでいるのも、現場力の強い経営者の特長の１つです。
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オフィス・ビブラビのサービス
執筆者、長尾洋介のプロフィール
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経営者の「こんな会社にしたい」の実現を支援することを目指して、
２０１１年にオフィス・ビブラビを設立しました。
VIVE LA VIE（ビブラビ）はフランス語で「人生万歳」という意味です。
ビジネスの支援を通して、そこに関わる人たちの人生が充実したものになる一助となりたい。
そんな思いでサービスを提供しています。
長尾洋介プロフィール
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