神戸を中心に自ら現場と直接関わりながら、現場力強化を支援しているオフィス・ビブラビの長尾です｡
自粛要請の影響で、業務の仕方を 変えなくてはならない会社も多くあります。
しかし不具合が起こっている会社も多いようです。
新型コロナウイルス拡散防止のための自粛要請の影響は、多くの会社の業績だけでなく、業務にも出ています。
特に移動自粛要請で、出勤を制限している場合、その影響は大きいです。
業務は社内だけでなく、社外の取引先とも関係しています。
以前の業務の仕方は全員出勤していることを前提に組み立てられているので、変更しなくてはなりません。
私の知っている会社の多くでも、新型コロナウイルスの影響で変化が起こっています。
どのように変更するかを、現場に丸投げしている会社もあるようですが、多くありません。
多くの会社では、経営者や経営幹部が中心となり、現場の管理職を交えて、新しい業務フローを考え、現場に下ろしています。
業務の仕組みは、複数の部署や人が絡み合って出来ています。
単純に作業面だけを考えても機能しません。
指示命令や情報の流れも考慮に入れなくてはなりません。
そして、元々の業務の流れなどを洗い出し、今の状況で、どのようにすれば業務を回せるかを考えます。
しかし、現実に新しいフローで動かそうとしても、うまくいかないことが多いです。
これは、経営者や管理職がきちんと考えていないからではありません。
現場を知らないからでもありません。
現場の業務は、論理的に問題のないフローがあっても、それだけでは動かないという現実が原因です。
では、業務フローを円滑に動かすために必要なのは何でしょうか？
それは、フローには表現されないコミュニケーションです。
同じ事務所にいたり、直接会って話をしていれば、すぐに済むような質問や確認は頻繁に行われています。
その小さなやり取りが、業務を遂行する潤滑油なのです。
環境が変われば、これが簡単に出来ないことが原因です。
実際に近くに相手がいない場合、メールなどで確認することになります。
メールとなると書く時間も必要ですし、返信が来るのを待つ必要もあります。
そもそも疑問が湧かなければ、誤解があっても気が付きません。
当然、双方がそれぞれ仕事を進めてしまいます。
同じ場所で業務をしていると、相手がしていることを見る機会もありません。
そして、かなり進んでから気付き、やり直ししなくてはならないことも起こります。
共に仕事をしていれば、共通の知識、前提、認識が多くあります。
それでも、時には確認しなくてはならないこともあります。
その上、組み替えられた業務フローでは、人と人との組み合わせも変更になることがあります。
些細な確認が、以前以上に必要なのです。
きちんと考え、論理的に正しい仕組みであっても、実際に導入すると不具合が起こるものです。
そして、それを動かしているのは、普段意識していないような些細なコミュニケーションです。
そこで必要なのは、コミュニケーションを補完する仕組みです。
そのことを理解し、意識して仕組みや仕掛けを組み込んでいるのも、現場力の強い経営者の特長の１つです。
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オフィス・ビブラビのサービス
執筆者、長尾洋介のプロフィール
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経営者の「こんな会社にしたい」の実現を支援することを目指して、
２０１１年にオフィス・ビブラビを設立しました。
VIVE LA VIE（ビブラビ）はフランス語で「人生万歳」という意味です。
ビジネスの支援を通して、そこに関わる人たちの人生が充実したものになる一助となりたい。
そんな思いでサービスを提供しています。
長尾洋介プロフィール
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