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情報の流れを作り続ける

分岐する線路

機能する組織では必要な情報が迅速に流れています。しかし、それを実現するのは簡単ではありません。

情報が適切に流れないと起こる問題

組織は情報が流れることによって動きます。上から下へ指示や命令が流れるから現場が動きます。上から下へ会社の方向性が伝えれることで現場が判断出来ます。下から上へ現場の情報が流れるから、経営陣は適切な判断を行うことが出来ます。

適切に情報が流れていなければ、逆のことが起こります。指示や命令は現場で実行されず、現場は日々起こっていることにどのように対応すれば良いか分かりません。現場の実態が分からないので、経営陣の決定は的外れだったり、タイミングを逸したりします。

特に業務上のミスなど問題が起こった時には、大きな問題に発展する可能性があります。現場でなんとかなると思って対処していたことが解決出来ないことで大きな問題になることもあります。

情報が適切に流れることは、組織を機能させるために必要不可欠なのです。

情報の流れが滞る原因

ところが、多くの会社では必要な情報が迅速に伝わっているとは言えません。そこにはいくつもの原因があります。

まず現実には膨大な量の情報があります。全ての情報を流すと情報量が多くなり過ぎ、受け取る方が混乱します。そこで、取捨選択が行われます。そこで起こるのが、流す必要がある情報かどうかの判断ミスです。相手にとって必要な情報かどうかの判断を誤れば、必要な情報が流れません。

また、流す情報を意図的に判断することもあります。情報によって人は判断します。流す情報の選択、情報の伝え方やタイミングを意識して情報を流すことで相手の判断に影響を与えることが出来ます。相手の判断を自分にとって好ましいものにするために情報を意図的にコントロールするケースもあります。このように意図的に流された情報は判断を誤らせます。

その他、現場で問題が起こった場合、責任を問われる可能性があると思えば、意図的に流さないケースがあります。保身のためにミスを隠したり、取り繕うために情報を止めるのです。場合によっては、責任を負わされないように情報を操作することもあります。自分の身を守ろうとすること、安全を確保しようとするのは人として自然な行為です。これは下から上だけでなく、上から下でも起こります。いずれにしても、一種の隠ぺいが行われると会社として対処することは出来ません。

情報の隠ぺいと同じように見えてしまいますが、違う理由で問題を伝えないことも起こります。それは責任感からです。何か問題が起きても、自分で解決しようとするため、情報を止めるケースです。一種の保身行動と言えますが、責任感が強さから来る行動で、優秀と言われる人こそ、してしまいがちな行動です。

情報が滞る原因はさまざまです。

ルールを決めただけでは情報は流れない

多くの会社では情報を流す仕組みがあります。ルールを設けている会社も少なくありません。ルールや仕組みがない会社は整備しなくてはなりません。しかし、見て来た通り、さまざまな原因で情報は適切に流れないものです。

適切に情報を流すためのヒントとなる発想は二つです。

  • 流すことで良いことが起こる
  • 流すことで悪いことが起こらない

例えば、責任感の強い人が誰にも伝えず問題を解決しようとするケースです。最初から報告し、途中でも報告していればより評価されるのであれば報告するでしょう。一人で抱えて対処したことが明らかになれば、解決しても評価が下がるのであれば報告するでしょう。

現場で起こった問題なども、最初から報告していれば、ミスなどのマイナスを補うくらい報告したことでプラスの評価がされるのであれば、報告する可能性が高くなるでしょう。

ルールや仕組みがあるだけで情報は流れません。情報を流すことが評価につながることが望ましいです。少なくとも、安全でなくてはなりません。それを浸透させるには、会社の姿勢や対処が一貫していなくてはなりません。

情報を流すことが安心なことではないと少しでも感じれば、自分にとって不利益となるかもしれない情報は流さなくなります。情報の流れは少しのきっかけで簡単に滞るのです。

情報は流れるようにしなければ流れない

情報は自然には流れません。口コミのような情報の流れもありますが、その中身の信ぴょう性には疑問があります。きちんと会社として情報を流す仕組みとルールが必要です。

そして仕組みやルール以上に重要なのが運用です。

まず流すべき情報の判断が適切に行われなくてはなりません。情報の価値の評価は価値観や立場によって違います。流すべき情報かどうかの判断基準が共有されていなければなりません。そのためには、流すべき情報かどうかの判断が日々の業務の中で適切に評価され、指導されなくてはなりません。

また、流すべき情報を流さなかった場合は、結果の良し悪しに関係なく、指導や注意をしなくてはなりません。もちろん流すべき情報を流せば、その内容に関わらずプラスの評価を与えなくてはなりません。

適切に情報が流れることは、会社が機能するかどうかにとって重要なことです。しかし情報が適切に流れる状況を作り、維持するのは簡単ではありません。だからこそ、情報が適切に流れるように取り組むことに価値があるのです。

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