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期限から考えると開始時期は自ずと決まる

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2021/08/31 情報を更新いたしました。

神戸を中心に自ら現場と直接関わりながら、現場力強化を支援しているオフィス・ビブラビの長尾です。

多くの業務には完了させなくてはならない期限があります。
ずっと前から期限があるこことが分かっているのに、期限ギリギリになってバタバタする現場を多く見かけます。
それどころか、十分時間があったはずなのに、間に合わないことも起こります。
なぜ、このようなことが起こるのでしょうか?

現場では日常、こなさなくてはならない業務を抱えています。
その上に、期限は先かもしれませんが、ある程度時間のかかる業務が発生します。
ところが期限が先なので、余裕があると思っていると、いつの間にか期限が近づいて来てしまうものです。

お勧めしているのは、業務が発生したら、まず計画を立てることです。
必要なタスクにブレイクダウンし、それぞれのタスクに必要な時間を見積り、作業順に並べます。
その他の業務もありますので、その業務に十分に時間を割けない時期もあるものです。
その業務に使える時間を考えながら、タスクを処理する時期を具体的に割り振ってみます。
そうすると、自ずと、業務に取り掛からなくてはならない時期や、どれ位の余裕(バッファとも言います)があるかが分かります。

ある程度時間のかかる業務は、発生したらすぐに大枠の計画を立てることが大切です。
これは慣れてくると10分程度で出来ることです。
この10分程度の時間を確保することが、業務を期限内に完了させる上では重要です。
業務を期限内に完了させるには、いつ取り掛からないといけないかを把握していることが前提条件になるのです。
そして、それは発生した時に10分の時間を確保することで可能になるのです。

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