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【要領を得ない集めた情報をまとめた2種類の資料】

神戸を中心に自ら現場と直接関わりながら、現場力強化を支援しているオフィス・ビブラビの長尾です。
会議での検討の場面では、必要な情報を集めることがあります。
情報を集めてきた情報を参加者が資料にまとめるのですが、どうも要領を得ないことが少なくありません。
どこに問題があるのでしょうか?


要領の得ない資料には、大きく分けて2種類あります。
情報収集を始めると、いろんな情報が見つかるものです。
役に立つかもしれないと思われる情報もたくさん見つかります。
そうすると、興味深い情報が見つかったことを紹介したいという気持ちが強くなります。
もちろん、集めた情報によって、新たなテーマが見つかったり、検討方法を見直す必要があることが分かることもあります。
その場合は、そのことを伝えることために必要な情報を整理して共有することが必要です。
いずれにしても、無駄に多い情報は、検討の効率を落としてしまいます。
必要以上に範囲を広げたものが、要領の得ない資料の1つです。
また、その時のテーマに必要な範囲に絞って情報を集めていても、要領の得ない情報があります。
それは、ただ集めただけの情報です。
発表した本人としては、必要な情報を集め、整理した資料を作ったつもりです。
ところが、整理し直さないと、検討に使えない資料が多くあります。
使えるように整理されていないものが、要領を得ない資料のもう1つです。
ワーク・ブレイクダウン・プログラムでは、共有する情報を、その時の目的に合った形で整理して資料を作ることを勧めています。
ここで大切なのは、資料を集め、共有する目的を意識し続けることです。
資料を多く集めることや、資料を整理することは手段でしかありません。
そもそもの目的を考えれば、集めるべき情報も選別できますし、どのように整理すれば良いかも分かります。
要領を得た資料を作るには、手段が目的化しないようにする意識が重要なのです。
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執筆者、長尾洋介のプロフィール

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