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【よく見かける会議の生産性を下げる原因】

神戸を中心に自ら現場と直接関わりながら、現場力強化を支援しているオフィス・ビブラビの長尾です。
参加者の貴重な時間を使って行う会議は効率良く進めたいものです。
影響する範囲が大きいため、検討すべきものが多く、時間がかかる問題もあります。
意見が続出して結論を出すのに時間がかかるケースもあります。
これらのケースは、可能であれば時間をかける価値があります。
しかし、多くの現場で見られるのは、他の理由です。


会議で対応や対策を考える場合、必要な情報があります。
分析のために必要な情報もありますし、対策を検討するために必要な情報もあります。
判断するには必要な判断基準があります。
これらの材料がそろっていない状態で行われている会議が多いようです。
検討する素材となる情報や事実が揃わないまま議論するとどうなるでしょうか?
憶測と想像と仮定の話に終始します。
盛り上がるかもしれませんが、議論は進みません。
つまり会議としての生産性は低いのです。
ワーク・ブレイクダウン・プログラムでは、次のプロセスで必要な材料について、事前に検討することを大切にしています。
必要な材料が明らかになっていれば、必要な場面までに必要な材料を揃えることが出来ます。
足りない材料があれば、材料ごとに準備する担当者を決め、現実的な期限を設定します。
材料を揃えるのに時間がかかる場合、材料が揃うまでの間、計画していた順序を変えてでも平行して進めることの出来るテーマを先に扱うことにします。
会議の生産性を高める上で、検討を始める前に必要な材料を揃えておくことは重要です。
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執筆者、長尾洋介のプロフィール

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