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【業務の記録を残す価値】

神戸を中心に自ら現場と直接関わりながら、現場力強化を支援しているオフィス・ビブラビの長尾です。
業務の記録を残すのは手間がかかることです。
それだけの価値があるのでしょうか?


仕事で多くのことを記録に残すように指導されている職場は多いようです。
報告書、レポートなど名称はさまざまで、対象となる内容もさまざまです。
記録して提出することを求められるのは、現場の社員です。
業務で忙しい中、記録を残すのは面倒です。
しかも記録は過去のことです。
報告書を書くことは業務を進めるどころか、進行を妨げるものです。
書かないで済むならどれだけ良いか、と思っている社員は多いです。
実際に記録することが求められているものには、何があるのでしょうか?
まず、法的に決められている労務管理で必要な記録や、コンプライアンスに関して記録を求められているものもあります。
さらに業務の進捗や、取引上の交渉内容の記録も組織の管理上必要なものです。
そして、業務が終了した時に、結果などの報告書があります。
時間や予算など、会社のリソースを使って業務を行なっている以上、結果報告を行うことは当然と言えます。
ここまでの報告内容は、会社という組織の一員である限り、逃れることは出来ません。
そして、これらの報告だけでも、十分に大きな負担です。
しかし、ここまで見てきた記録内容は、全て結果です。
ところで記録するものは、結果だけで良いのでしょうか?
私は上記に加え、行った業務について、もっと多くのものを記録に残すことを勧めています。
それは、業務を行うに当たって考えたことや経緯の記録です。
業務は単純作業ではありません。
どの方法を取ったのか?
どのようなプロセスを踏んだのか?
どのような選択肢があったのか?
どのように選択肢の中から選んだのか?
などの現場の思考、判断の記録です。
これらの記録は、将来同様の業務を行う時の参考になります。
どのように進めるかを考えるひな形となります。
一から考えるよりも、より効率的に、より良い手段、プロセスを考えることが出来ます。
より良い成果が得られる可能性も高くなります。
その効果は、同じ人が再度担当する場合にも期待出来ますが、他の人が担当する場合にはさらに大きな効果があります。
過去の経緯だけでなく、経緯や思考の記録を残すことは長い目で見ると、会社にとって非常に価値があるのです。
経緯や思考の記録は、必ずしも報告書のように、きちんとした体裁でまとめてある必要はありません。
メモでも十分です。
重要なのは、記録があり、利用出来る状態で保存してあることです。
このように業務の記録を残し、将来活用出来るようにする仕組みを作り、実行することは、手間はかかっても効果的です。
これがナレッジ・マネジメントと言われるものです。
この価値を理解し、実行出来ているのも現場力の強い会社の特長の1つです。
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執筆者、長尾洋介のプロフィール

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